Неразделна и важна част от съвременната бизнес кореспонденция е писмото-заявка. Примерите и примерите за формулировки, представени в статията, както и посочените правила за нейното писане, ще ви помогнат правилно да съставите необходимия текст и да го форматирате в съответствие с обичаите на офисната работа. Предлагаме ви стъпка по стъпка ръководство за писане на този тип обжалване.

Обща информация

Писмото с искане е подходящо в случаите, когато неговият автор трябва да получи от други лица информация, документи, да извърши сделка или други бизнес действия. Може да бъде изпратен както до конкретно лице (мениджър, директор, началник отдел и др.), така и до цялата организация като цяло. Вашата молба за помощ трябва да отговаря на общоприетите правила в бизнес кореспонденцията.

Писмото е лицето на една компания; дори малките неща имат значение. Отпечатайте го бланкаподписан от упълномощено лице и подпечатан (ако има такъв). Подхождайте отговорно към избора на шрифта, неговия размер и разположението на текста на страницата. Не пренебрегвайте полета, червени линии и абзаци. Често първото впечатление се създава само при разглеждане на документ.

Стъпка 1: Посочване на получателя

Ако напишете безлично писмо до конкретна компания, най-вероятно то ще отиде до рецепцията или офиса, след това до мениджъра и в крайна сметка до прекия изпълнител. Посочете правилното пълно име на организацията в „заглавката“ на текста, най-добре е да добавите и юридическия адрес.

Както бе споменато по-горе, оптималният вариант е да посочите конкретен адресат, т.е. лично адресирана молба за помощ. Винаги се опитвайте да се обръщате към себе си с вашето име и фамилия. Например „Уважаеми Александър Викторович!“ или „Уважаеми г-н Шварц!“ По този начин, първо, вие изразявате уважението си към човека и второ, отправената молба на конкретно лице, вменява му определени задължения, отговорност за разглеждането и изпълнението му.

В някои ситуации би било логично като адресат да се използва група от хора, определен екип или част от него. Това важи и в случаите, когато писмото с искане е изпратено на няколко адреса. Използвайте език като: " Уважаеми колеги!”, “Уважаеми счетоводители!” и т.н.

Етап 2: Комплимент

Добре е официалното писмо с молба да съдържа комплимент към адресата. Правейки това, вие сякаш отговаряте на неговия естествен въпрос: „Защо ми задавате този въпрос?“ Можете да отбележите миналите заслуги и лични качества на човек, статуса на компанията и др. Използвайте по-специално следната формулировка: „Вашата компания е водещ доставчик...“, „Помогнахте на мнозина при решаването труден въпросв тази област...”, „Вашата организация е водещ експерт на пазара в областта...” и т.н. е с нестандартен характер и е необходимо адресатът да дойде при вас за уреждане. Насочете вниманието му към качествата и достойнствата, които са от значение за изпълнението на вашата молба. Въпреки това не препоръчваме да пресичате много фина линиямежду добро и правилният комплименти грубо ласкателство.

Етап 3: Обосновете искането

Всяко искане трябва да бъде обосновано, защото адресатът трябва да знае защо се свързвате с него. Следователно има смисъл да го въведем в сърцевината на въпроса. включено на този етапПрепоръчваме да изберете трите най-убедителни аргумента, които да бъдат подредени в текста на писмото по следната схема: средна сила, слаб, най-силен.

Искането може да има различни нива на сложност и трябва да сте подготвени за факта, че адресатът не винаги ще бъде заинтересован да го изпълни. В тази връзка той трябва да е убеден, че прилагането му носи потенциални ползи за него. Заинтересувайте получателя, така че той да приеме вашия документ на сериозно.

Писмо с искане може да съдържа предложение за прилагане на определена възможност, която е привлекателна за него.

Примери за формулировка

• „По всяко време, предприемчив и бизнесменисе стремят не само към материален успех, но и към лично израстване, за да бъдат завинаги запомнени от хората със своите добри дела, за да спечеля уважението им."
• „Разбира се, основната ви цел е да подобрите стандарта на живот на гражданите на града. Можете да използвате тази формулировка по-специално, когато пишете молба до заместник, например за предоставяне на помещения за детска градина, устройство на детска площадка и др.

Можете също така да изразите проблем, който е от значение за адресата, да му покажете как вашата молба може да му помогне да го разреши или да реализира определени възможности.

Случва се да нямате какво да предложите на отсрещната страна или е неподходящо в този контекст. В този случай най-добрият изход е да говорите за значението на вашата молба. Опишете ситуацията възможно най-точно и пълно, така че да докосне душата ви. Ако няма стоплящ сърцето момент във вашата история a priori, предоставете факти и се фокусирайте върху причинно-следствените връзки. Разкажете ни какво ще се случи, ако ви откажат или, напротив, съгласят се да помогнат.

Стъпка 4: Посочете искането си

Когато адресатът е психически подготвен да приеме вашата молба, тя може да бъде заявена. Поддържайте текста си стегнат, избягвайте дълги или сложни изречения, както и двусмислие или намеци. Писмото с искане (примери и примери за формулировка в текста) трябва да бъде кратко и ясно по смисъл. Така че, ако искате да закупите каквото и да е оборудване за компания, посочете комплектността, цената и количеството:

„За да оборудва спешното отделение, болницата се нуждае от нова кола, чиято цена е 3,5 милиона рубли. Молим ви да ни помогнете да го закупим."

Или, например, искането за намаляване на наема трябва да бъде конкретно: „Молим ви да намалите наема на помещенията до ниво от 500 рубли. на кв.м до стабилизиране на икономическата ситуация.”

Етап 5: Обобщение

В края на писмото трябва да обобщите молбата си. Повторете го отново и се фокусирайте върху факта, че получателят получава ползи, ако ви предостави исканата помощ. Текстът на искането обаче трябва да бъде леко променен. Връщайки се към същия пример за намаляване на наема, предлагаме следната формулировка:

„Ако сте съгласни да намалите наема до 500 рубли. на кв.м, докато настоящата икономическа ситуация се стабилизира, вие ще можете да помогнете за запазването на повече от 20 работни места, а също така няма да понесете загуби поради пълна липса на плащане.“

Не забравяйте, че е важно да повторите не само молбата, но и ползата, която може да се получи от нейното изпълнение, като не е задължително тя да е съществена. Много големи компании доброволно действат като спонсори, инвеститори и участват в благотворителност.

Смятаме, че сега, след като изучите процеса стъпка по стъпка, няма да имате въпрос как да напишете писмо с молба. Достатъчно е само да се вземат предвид всички правила на бизнес кореспонденцията и някои нюанси. Предлагаме ви да проучите и друг пример.

Пример

Уважаеми Феликс Петрович!

Вече няколко години Вашата компания организира практическо обучение на студенти в предприятието, като им помага да приложат на практика знанията, които са придобили в университета.

Вие, като ръководител на отдел „Човешки ресурси“, сте човек, който се интересува от привличането на нови служители, млади и перспективни инженери и висококвалифицирани специалисти. Днес тази професия е една от най-търсените. Много ученици биха искали да научат за неговите възможности, тънкости и значение.

Във връзка с това ви молим да организирате среща на главния инженер с кандидати и студенти от 1-ва и 2-ра година на 25 април от 17:00 часа във вашето предприятие.

Говорейки за предимствата и тайните на професията днес, вие полагате надеждна основа за обучение на специалисти и професионалисти на утрешния ден. Може би след няколко години някой от тях ще доведе вашето предприятие до ново ниворазвитие.

С уважение и благодарност,

ректор на университета И.Ж.Бичков

След като сте проучили информацията за това на какви изисквания трябва да отговаря писмото за искане, образци и примери за формулировка, можете лесно да се справите с писането му на практика.

Бизнес документ— основното средство за извършване на управленски дейности, записване и предаване на информация. С помощта на документа се координират бизнес дейности и се натрупва информация. В голяма организация обикновено се изготвят инструкции, които посочват кой официално пише документи, кой на кого докладва и в какви случаи, кой на кого предава информация и т.н. Един от най-важните начиниформализиране на трансфера на информация са стандартни форми(форми). Предимството на формуляра е, че лицето, което го попълва, не трябва да мисли кога, как и каква информация трябва да бъде предоставена. в този случай; това спестява много време.

Делът на кореспонденцията в деловия живот е много голям.

Правилно компилиран, той отговаря на следните изисквания:

• достоверност и обективност на презентацията;
• пълнота на информацията;
• краткост на представянето (бизнес писмото трябва да заема не повече от страница);
• липса на разсъждение и разказ;
• неутрален тон на представяне, но в същото време добронамереност, липса на грубост и ирония, претенциозност, фалшива учтивост;
• използването на средства за логическа, а не за емоционално-експресивна оценка на ситуацията и фактите.

Има няколко вида бизнес писма. Така писма, съдържащи предупреждение, напомняне, покана, потвърждение, отказ, придружителни писма, гаранционни писма, информация, уведомителни писма и заповед не изискват задължителен писмен отговор. Отговорът трябва да бъде написан на писмо с молба, обжалване, предложение, молба, искане.

Етика на бизнес писане

Неуважението на автора на едно бизнес писмо, дори и да е завоалирано, винаги се усеща от адресата, което формира траен негативно отношениекъм писмото и неговия автор, въпреки привидно безупречните методи на убедителност на посланието.

Трябва да сте особено внимателни, когато четете писмо, съдържащо отказ. Не можете да започнете такова писмо с изявление за отказ. Първо трябва да се дадат убедителни обяснения. Използвайте следните формули: „Вашата заявка не може да бъде удовлетворена поради следните причини..."; „За съжаление, не е възможно да удовлетворим вашата заявка...“; „Дълбоко съжаляваме, но не можем да удовлетворим молбата ви...“ и т.н. Мястото на тази формула е в последния параграф на писмото. В този случай трябва да запомните правилото: „Когато формулирате отказ, внимавайте да не загубите приятел или клиент“.

Да дадем груб планписмо-отговор, което съдържа отказ на заявка или отхвърляне на оферта:

• повторение на молбата - адресатът трябва да е сигурен, че писмото му е внимателно прочетено и същността на молбата му е разбрана точно;
• причините, поради които дадено искане не може да бъде удовлетворено или защо дадено предложение не може да бъде прието, са рационални и психологическа подготовкаадресат на последващ отказ;
• изявление за отказ или отхвърляне на предложение е формула за отказ.

Език на бизнес писмото

Академик Д.С. Лихачов, блестящ експерт по руски език, в записка за младите си колеги „За добрия език научна работа" написа: " Добър езикне се забелязва от читателя. Читателят трябва да забележи само мисълта, но не и езика, на който е изразена мисълта.”

Увереността в писането е възможна с дългогодишен опит. Първоначално е препоръчително да се използва практически съветиспециалисти:

• трябва да избере прости думи, но не обеднявайте езика;
• използвайте повече глаголи, отколкото прилагателни: по този начин текстът ще бъде динамичен и в същото време непомпозен;
• не започвайте отдалече, не се отклонявайте от темата, не описвайте много подробности;
• избягвайте дълги твърдения: те са неубедителни, така че трябва да сте кратки и да използвате минимум подчинени изречения;
• преходът от една фраза към друга трябва да бъде логичен и естествен, „незабелязан“;
• проверявайте всяка написана фраза на ухо;
• използвайте минимум местоимения, които ви карат да мислите за какво се отнасят, коя дума са „заменили“ (пишете конкретно, а не „за това“, „онзи“, „тя/то/те“ и т.н.).

Бизнес писмотрябва да е компетентен и стилистично изверен.

Форматиране на бизнес писмо

Официално писмо винаги се изписва на бланката на организацията.

В горния ляв ъгъл изходящо писмо(т.е. изпратено от организацията), се посочва изходящ номер, който се записва в дневника за регистрация на документи на организацията. Трябва да се посочи датата, на която е написано писмото. В горния десен ъгъл са името на организацията (в именителен падеж), длъжността на адресата и неговото фамилно име. В долния ляв ъгъл са длъжността, фамилията и подписът на ръководителя, а 2 см по-долу - фамилията на изпълнителя на писмото (без инициали) и неговият телефонен номер.

По същество и визуално съдържанието на писмото се състои от син блокове: o формулата на писмото - каква е същността на искането; o обосновка на искането; o Подкрепяща информация.

Във вашето писмо за отговор трябва да направите учтиво позоваване на неговия последното писмо. Ако това писмо отваря кореспонденция с чуждестранен партньор, трябва да представите организацията, да опишете нейната цел и цели в областта международни дейности. Тази част от писмото е изключително кратка, тъй като основната информация за организацията трябва да бъде дадена в брошурата, приложена към писмото (връзка към която се изисква в писмото). Такова писмо трябва да завършва с благодарност за сътрудничество и/или израз на надежда за такова в бъдеще. Доказана формула е „Искрено Ваш (Вашето име)“.

Доброто писане изисква голям речников запас и способност за свързването им, което изисква систематично и внимателно четене на художествена и научна литература. Без постоянно подхранване с хуманитарни знания няма да се появи пълноценен лидер. Това е заключението на изтъкнатия експерт по мениджмънт Лий Якока: „През годините, когато децата ми питаха какво да учат, моят последователен съвет беше, че трябва да учат добро образованиев областта на хуманитарните науки... Главното е да се положат солидни знания в областта на литературата, да се владее добре устната и писмената реч.”

Изготвянето на различни видове бизнес писма е необходима част от работата на представителите на бизнеса. Благодарение на такива съобщения те получават възможността да разрешават търговски проблеми по най-достъпния, бърз и оптимален начин.

ФАЙЛОВЕ

Какви видове бизнес писма има?

Условно бизнес писмата могат да бъдат разделени на няколко основни категории:

• поздравително писмо;
• информационно писмо;
• и т.н.

Можете да маркирате отговорите на всички тези писма, които също са част от официалната бизнес кореспонденция и също са написани според определени канони, като отделен елемент.

Кой трябва да бъде автор на писмото?

Бизнес писмата винаги трябва да съдържат подпис. В този случай всеки служител на компанията, чиято компетентност включва тази функция или е упълномощен да направи това със заповед на директора, може директно да състави писмото. Обикновено това е специалист или мениджър структурна единица, чиято юрисдикция включва темата на съобщението. Въпреки това, независимо кой участва в писането, писмото във всички случаи трябва да бъде предоставено на управителя за одобрение, като се има предвид, че се пише от името на компанията.

Общи правила за писане на бизнес писма

Всички бизнес съобщения трябва да се отнасят само до дейността на фирмата или обстоятелства, свързани с нея. В същото време, независимо от съдържанието, те трябва да отговарят на определени изисквания.

На първо място, това е определена структура. Съобщението винаги трябва да включва:

• дата на писане,
• подробности за подателя и получателя,
• учтив адрес (под формата на формулировката „Уважаеми Иван Петрович“, „Уважаема Елена Григориевна“),

Трябва да се отбележи, че писмата могат да бъдат адресирани както до отделни служители, така и до цели екипи (в този случай е достатъчно да се ограничите до поздрава „Добър ден!“).

информационен компонент, съдържащ причините и целите, послужили като основа за написването на писмото,

искания и обяснения

заключение.

Писмото може да бъде придружено от различни допълнителни документи, фото и видео доказателства – при наличие, те трябва да бъдат отразени в основния текст.

Писмото може да бъде съставено или на обикновен стандартен лист А4, или на бланката на организацията. Вторият вариант е за предпочитане, тъй като не изисква ръчно въвеждане на фирмени данни, освен това такова писмо изглежда по-уважавано и още веднъж показва, че съобщението принадлежи към официалната кореспонденция. Може да бъде написана ръкописно (написани букви калиграфски почерк) или отпечатайте на компютър (удобно, когато трябва да създадете няколко копия на писмо).

Писмото трябва да бъде заверено с подпис, но не е необходимо да се подпечатва, т.к от 2016 г юридически лицаосвободени от необходимостта да използват печати в дейността си.

Преди изпращане съобщението, ако е необходимо, се регистрира в дневника на изходящата документация, в който му се присвоява номер и се определя датата на изпращане.

На какво да обърнете внимание, когато пишете писмо

Когато съставяте писмо, трябва внимателно да следите правописа, да се придържате към правилата и нормите на руския език по отношение на лексиката, граматиката, пунктуацията и др. Получателите винаги обръщат внимание колко добре са представени и форматирани мислите в съобщението.

Не бива да забравяме, че проведените проучвания ясно показват, че хората не са склонни да харчат пари за четене този видимейли за повече от една минута.

Писмото трябва да бъде написано в правилната форма, без „разпространяване на мисли по дървото“, по-скоро кратко и сбито, до точката. всеки нова тематрябва да се оформи като отделен параграф, който при необходимост да се раздели на параграфи. В допълнение, кратко и ясно писмо ще позволи на получателя да разбере, че авторът цени времето си. Тук е подходяща поговорката „лаконичността е сестра на таланта“.

Какво не трябва да се допуска в бизнес писмо

В бизнес писмата нахалният или несериозен тон е напълно неприемлив, както и прекалено сухият текст и баналните „клишета“. Също така трябва да избягвате сложни формулировки, изобилие от причастни и наречни фрази, специална терминология, която е разбираема до тесен кръгспециалисти.

Писмото не трябва да включва непроверена, ненадеждна и със сигурност не съзнателно невярна информация.

Трябва да се има предвид, че този тип съобщения са не само част от рутинната бизнес кореспонденция, но и в много случаи се отнасят до официални документи, които впоследствие могат да придобият статут на правно значими.

Как да изпратите писмо

Всяко официално съобщение може да бъде изпратено по няколко основни начина.

1. Първият, най-модерен и бърз, е чрез електронни средства за комуникация. Той е удобен и бърз, а също така ви позволява да изпращате информация с почти неограничен обем.

   Тук има само един минус - кога големи количествапоща от адресата, писмото може лесно да се изгуби или да попадне в папката за спам, така че когато изпращате писма по този начин, е препоръчително допълнително да се уверите, че писмото е получено (чрез обикновено телефонно обаждане).

2. Вторият начин: консервативен, който ви позволява да изпратите съобщението чрез руската поща. В този случай се препоръчва да използвате функцията за изпращане с препоръчана поща с искане за обратна разписка - този формуляр гарантира, че писмото ще достигне до адресата, за което получателят ще получи специално известие.

   Обикновено изпращането чрез стандартна поща се използва в случаите, когато се изпращат оригинални документи, писма, заверени с живи подписи и печати.

3. Можете също така да изпратите писмо по факс или различни месинджъри, но само при условие, че връзката между партньорите е достатъчно близка, за да позволи този тип кореспонденция.

Бизнес писма се пишат при общуване с партньори по почти всеки повод. Готови примерии правилата за изготвяне на такива документи могат да бъдат намерени в статията.

Бизнес писмото може да се определи като документ, който се изпраща от името на цялата компания до друга компания, индивидуален предприемач или физическо лице (например инвеститор). По същество всяка фирмена кореспонденция е бизнес писма. Целта им е много различна:

1. относно сътрудничеството.
2. сътрудничество, преговори.
3. Напомняне за необходимостта от изпълнение на задълженията по договора.
4. Обяснение на Вашата позиция, отговор на предварително изпратено писмо и много други.

Документът обикновено се съставя на фирмена бланка; имейл. Ако обаче партньорът има специално значение, за предпочитане е да го отпечатате на качествена плътна хартия и да го доставите лично или с куриер. Структурата на писмото наподобява типичен бизнес документ - можете да го представите схематично по този начин.

На какво да обърнете внимание при изготвянето

Няма конкретни правила или образци за такива писма, така че тяхната структура, обем и дизайн до голяма степен зависят от конкретния случай. Например уведомителното писмо ще бъде доста стегнато (3-4 параграфа), но препоръката на служител или бизнес предложението може да отнеме повече от една страница.

Има обаче и няколко общи правила, на които трябва да обърнете внимание при изготвянето на документ:

1. Самият документ няма никаква правна сила, но е съставен съгласно всички правила за изпълнение. Неговата структура и стил на представяне трябва да отговарят на общоприетите принципи на съвременния документооборот.
2. Изреченията са конструирани логично, в ясна последователност. Липсват пищни, сложни, емоционални и особено разговорни изрази. Тоналността е неутрална.
3. Презентацията винаги се извършва само от 1 лице - или в единствено число, ако текстът е написан директно от управителя, или в множествено число, ако е написан от името на цялата компания.
4. Оставете го да се изплъзне конкретна целизготвяне и очаквани действия на адресата (изпращане на отговор, разглеждане на кандидатурата на служител, съгласие за преговори, изпращане на документ и т.н.).
5. Хартията не отразява индивидуалните интереси на мениджъра или други служители, а целите на компанията като екип. Ако трябва да установите личен контакт, препоръчително е да го направите по различен начин и да не се позиционирате като представител на компанията.

ТОП 5 грешки при писане

Грешките могат да се разделят на 2 големи групи – някои са свързани с писането като текст (нарушаване на логиката, лексиката, други езикови норми), други – с нарушение на самия бизнес етикет:

1. Не се допускат правописни и пунктуационни грешки – текстът на писмото винаги трябва да се проверява поне 1-2 пъти преди изпращане.
2. Нарушение бизнес стилпредставяне, наличие на емоционални фрази, прекомерна учтивост или, обратно, строгост.
3. Отрицателен тон - дори заплахите трябва да бъдат написани без ненужни думи- например: „Запазваме си правото да се обърнем към съда в рамките на 30 дни от датата, на която сте получили това писмо.“
4. Твърде голям или, обратно, твърде малък обем. Обикновено целият текст може да се побере в 1-2 страници. Това обаче не означава, че не е нужно да съобщавате всичко на партньора си. важна информация. В приложенията могат да се включват обемни данни, диаграми, формуляри на документи.
5. Лишаване на събеседника от правото на избор. Например, не трябва да пишете: „Молим ви да прегледате и одобрите окончателната версия на договора.“

Типични шаблонни фрази

Използването в текста на стандартни фрази, характерни за деловата реч, е напълно нормално и дори желателно. По-долу е даден списък на най-често срещаните клишета, използвани в различни ситуации.

ситуация	фраза
забележете	Ние информираме/Довеждаме до вашето внимание/Информираме/Уведомяваме
обяснение на причината, мотива	Въз основа на/В съответствие с/Във връзка с/За целите на/По причина/В подкрепа на/В изпълнение
искане	Моля, предприемете действие/Моля, информирайте, препратете, направете, потвърдете...
потвърждение	Ние потвърждаваме / Уверяваме / Приемаме вашите условия / Ние не възразяваме срещу...
оферта	Препоръчваме/предлагаме/каним/питаме
	Ние гарантираме
отказ	Принудени сме да откажем по причина/Отхвърляме офертата ви поради...
заключение	Учтиво молим/Надяваме се на съдействие, разбиране, съдействие/Молим Ви да извините, насочите, направите...

Почти всяка компания, компания или организация се сблъсква рано или късно с необходимостта да напише бизнес писмо. Ако ви е възложена тази мисия, следната информация по-долу може да ви бъде полезна.

За да напишете правилно бизнес писмо, първо трябва да определите към коя група трябва да бъде класифицирано. Нека се обърнем към класическата класификация. Бизнес писмата се разграничават по предмет, функционално предназначение, брой получатели, състав, структура и форма на изпращане. Списъкът с бизнес писма, разделени по теми, включва търговски и нетърговски бизнес писма. Първият включва оферта, молба, рекламация, вторият включва благодарствено писмо, гаранция, информационно писмо, както и напомнящо писмо, потвърждение, поздравления, покана, молба, съболезнования и придружително писмо .Можете да групирате писмата в такива, които изискват отговор, и такива, които не изискват отговор. Ако го разглеждаме от гледна точка на получателя, има обикновени писма, циркулярни писма и колективни писма. Обикновените се адресират до едно лице, циркулярните се адресират до няколко институции, а колективните се изпращат от няколко лица до определен адрес. Що се отнася до композиционната характеристика, трябва да разграничим едноаспектните букви и многоаспектните букви. В първия се разглежда един въпрос, във втория се разглеждат няколко въпроса. В съответствие със структурата бизнес писмата могат да бъдат регулирани (съставени в предписана форма) и нерегламентирани (съставени в свободна форма). В зависимост от начина на изпращане биват писма в плик, имейл и факс.

• Тъй като има много възможности и цели за писане на бизнес писма, нека да разгледаме най-често срещаните начини за писане на бизнес писмо. Да започнем с офертата. Представлява предложение за сътрудничество с описание на условията на сделката и има следната структура:
• капачка, указваща длъжността, фамилията, собственото име и бащиното име на получателя и името на организацията;
• номер и дата на регистрация на писмото;
• заглавие;
• текст;

подпис на изпращача.

Текстът на офертата излага предложението за сътрудничество и неговите условия.

На нашия уебсайт.

Писмото с искане е подобно по съдържание на оферта, но не посочва условията на сделката. Издава се на фирмена бланка. Текстът трябва да посочва целта на писмото, въпроса или молбата, да изразява надежда за сътрудничество и благодарност за бъдещ отговор. За да напишете жалба, трябва да имате основание за това, тъй като това е иск срещубизнес партньори за неизпълнение или неправилно изпълнение на условията на договора. Такова писмо се изпраща, ако качеството на стоките не отговаря на посоченото в договора,технически спецификации

или не достига GOST. Структурата обикновено е стандартна, текстът трябва да посочва документите (посочващи фрагменти), въз основа на които подателят предявява иск към втората страна. Посочват се също наименованието и количеството на стоката, какви конкретни условия са нарушени, доказателства и изисквания на изпращача. Заедно с писмото е необходимо да бъдат изпратени документи, доказващи легитимността на твърденията на подателя на писмото.

Благодарствените и гаранционните писма имат стандартна структура. Гаранционно писмо може да бъде съставено, като се използват следните фрази: „ние гарантираме с това писмо“, „ние гарантираме навременно и пълно плащане“ и т.н. Езикът на такъв документ е изключително бизнес. Благодарствено писмообикновено се пише по по-топъл начин от другите бизнес писма и съдържа израз като „Изразяваме ви нашите искрена благодарност…”. Примери за писане на такива писма можете да намерите по-долу.

Напомнящото писмо съдържа препратки към клаузите на договора, искане за изпълнение на условията на договора и мерки, които ще бъдат предприети в случай на неизпълнение на задълженията. Такова писмо може да бъде напомняне за плащане, дълг и др.

Писмото за потвърждение отговаря по съдържание на името си. Може да включва формулировки като: „ние ви информираме, че сме получили“, „ние потвърждаваме получаването“, „ние потвърждаваме с благодарност“ и т.н. Поздравителното писмо се изготвя под всякаква форма на официалната бланка на компанията или просто накрасива хартия

, пощенска картичка. Писането на съдържание изисква творчески, персонализиран подход.

Може да се наложи да напишете писмо с покана, когато е планирано събитие. Такова писмо трябва да включва информация за датата и мястото на събитието. Трябва да се изпрати на получателя няколко седмици преди тържеството, така че получателят да има време да се подготви.

Молбата е идентична на молбата и съдържа искане за получаване на документи, стоки, услуги, препоръки и др. Такова писмо изисква отговор.