Levelének tartalma és formája nagymértékben függ a levél jellegétől, céljától és a címzetttől. A legvilágosabb különbségtétel az üzleti levelezés és a személyes levelezés között. Ezeknek a leveleknek a szerkezete megközelítőleg megegyezik, de az üzleti leveleknek egyértelmű követelményei vannak, amelyeket nem lehet megsérteni. Ezért részletesen megvizsgáljuk a hivatalos üzleti levelek angol nyelvű írásának szabályait, amelyek a legnagyobb nehézséget jelentik a feladó számára.

Az üzleti írás hosszú ideig elengedhetetlen eszköze a vállalkozói és kereskedelmi tevékenységeknek. Ma az üzleti levél az információcsere eszköze egy hivatalos dokumentum formájában, amely tartalmazhat ajánlatot, visszaigazolást, utasítást, követelést, gratulációt... és ennek megfelelően az azokra adott válaszokat. Angol nyelvű levélírás megtanulása Hivatalos levelek írásakor figyelembe kell venni azt a tényt, hogy az üzleti levelezés nagyon különbözik a személyes levelezéstől. Az üzleti levélírásnak vannak bizonyos és változatlan kánonjai, amelyek betartása kötelező. Az üzleti leveleknek minden értelemben kifogástalannak kell lenniük. A szabályok legkisebb figyelmen kívül hagyása is érvénytelenítheti.

Az üzleti levélnek világos szerkezete van, valamint bizonyos részleteket tartalmaz. Olyan jellemzők jellemzik, mint a világosság, tömörség, logikai következetesség, formalitás, semlegesség, teljesség, szabványosítás és az érzelmi felhangok hiánya. Nincsenek köznyelvi, szleng kifejezések, modális igék, közbeszólások, szubjektív értékelésű utótagú nevek. A hivatalos - üzleti nyelv objektív hozzáállást biztosít a bemutatott tényekhez, megfosztja az érzelmeket és a szubjektivitást, és tükrözi a szöveg logikai sorrendjét is. A szemantikai pontosság az egyik legfontosabb feltétele az üzleti levél írásának is.

A hivatalos üzleti levelezésben sok különböző beszédklisét használnak, amelyek a szöveg kétértelműségének elkerülését szolgálják. A sokéves üzleti levelezési gyakorlat eredményeként egy szabványos közhelymondat-készletet fejlesztettek ki. Segítenek a gondolatok pontosabb és tömörebb kifejezésében. Az ilyen konstrukciók jelentősen megkönnyítik és felgyorsítják a levélírást, mivel nem kell időt pazarolnia a helyzetnek megfelelő helyes megfogalmazás kiválasztására. A kész kifejezések - klisék - készletével analógia útján sok nehézség nélkül összeállíthat üzleti levelet.

Egy levél szerkezete angolul

Tehát folytassuk közvetlenül az üzleti levél szerkezetének és a szabványosított kifejezések - klisék - listájának tanulmányozását. Az üzleti levél teljes szövege egyértelműen értelmes bekezdésekre oszlik. A piros vonal nem használatos. Az ilyen levél megírásához általában egy céges fejlécet használnak, amely tartalmazza a feladó cégének minden szükséges adatát (céglogó, név, posta- és távirati cím, telefon, fax, banki adatok).

Egy minta betűszerkezet így nézhet ki:

1. A feladó címe;
2. dátum(dátum);
3. A címzett címe (belső cím);
4. Üdvözlés;
5. Kezdő mondat;
6. A levél törzse;
7. Záró mondat;
8. Utolsó udvarias mondat (ingyenes bezárás);
9. A feladó aláírása (aláírás);
10. Alkalmazás (melléklet).

Nézzük meg részletesebben az egyes pontokat.

1. A feladó címeáltalában a jobb felső sarokba írják. Lehetőség van a cím beírására a bal felső sarokba. A címírás sorrendjének nagy jelentősége van. Először a házszámot kell feltüntetni az utcanévvel, vesszővel elválasztva, a lakásszámot. A következő sorban a város és az irányítószám, a következő sorban pedig az ország látható.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
Anglia
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19.200
Egyesült Államok

2. Dátum lent, közvetlenül a cím után látható. A cím után nincs pont. Számos tervezési lehetőség van:

3. A címzett címe (belső cím) ugyanabban a sorrendben vannak írva, mint a feladó címei, de lent a bal oldalon.

4. Köszöntőforma attól függ, mennyire ismeri a megszólított személyt, és természetesen a nemétől is.

A következő kifejezéseket használják idegenekre:
(Tisztelt) Uram! - (Tisztelt) Uram/Mr.
(Kedves) Hölgyem, - (Kedves) Hölgyem/Hölgyem!
Uraim, uraim,

Olyan embereknek, akiket nem nagyon ismersz:
Kedves Uram. Tél, -Tisztelt Winter úr/úr!
Tisztelt Miss Winter! - Tisztelt Mrs. / Miss Winter (egy hajadon nővel kapcsolatban)
Kedves asszonyom. Tél, - Tisztelt Hölgyem/Hölgyem, (egy férjes nővel kapcsolatban)

A félhivatalos levelezésben olyan űrlapokat találhat, mint:
Tisztelt Kolléga! - Tisztelt Kolléga!
Tisztelt Szerkesztő úr! - Tisztelt Szerkesztő úr!
Tisztelt Olvasó! - Kedves Olvasó!

A címet a bal oldalon a címzett címe alá írjuk, majd vesszőt írunk.

5. Kezdő mondat Ez amolyan bevezető mondat:
Érdeklődni írunk - (Ezúton kérünk tájékoztatást a... \Információra vagyunk kíváncsiak a...-ról).
Érdekesek vagyunk... és szeretnénk tudni... - (Érdekel... és szeretném tudni...).
Visszaigazoljuk a(z) (dátum)… keltezésű levelének kézhezvételét (Megerősítjük, hogy…-tól érkezett levele).

6. A levél törzse logikai sorrendben kell összeállítani. A fő szöveg általában több bekezdésre oszlik. Az első bekezdésnek tartalmaznia kell a levelének célját vagy indokait.

Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy... - Szeretnénk felhívni a figyelmet...
Azért írok, hogy tudjam, hogy... -Azért írok, hogy beszámoljak róla...
Meg tudjuk erősíteni Önnek… - Megerősíthetjük…
Örömmel közölhetem, hogy... -Örömmel tájékoztatjuk Önt a...
Sajnálattal közöljük, hogy... -Sajnos tájékoztatnunk kell...

A második bekezdésben a megvitatott helyzetre vonatkozó részleteket és tényeket jelezheti. Feltehet olyan kérdéseket, amelyek érdeklik Önt, vagy értékelheti a tárgyalt témát.
Kicsit bizonytalan vagyok… - Kicsit bizonytalan vagyok…
Nem teljesen értem, mit... -Nem teljesen értem...
Meg tudná esetleg magyarázni… - Meg tudná magyarázni…
Attól tartok... -Attól tartok, hogy...
Tájékoztatjuk továbbá... -Tájékoztatni szeretnénk még...
Az Ön kérdésével kapcsolatban… – A következő kérdéssel kapcsolatban:…
Válasz a kérdésére (megkeresésre) a következővel kapcsolatban: - Válasz a kérdésére, hogy ...
Az is érdekelne, hogy... -Engem is érdekel...

A harmadik bekezdésben kívánságokat, javaslatokat, javaslatokat írhat a jövőbeni együttműködésre.
Lehetne... - Tudná...
Hálás lennék, ha tudná... -Hálás lennék, ha...
Szeretnék kapni… - Szeretnék kapni…
Kérem, küldje el nekem... - Elküldené...

A negyedik bekezdésben egy csúcsmondatot kell írni.
Örülnék, ha... - Örülnék...
Örülnék, ha... - Boldog lennék...
Örülnék, ha... - Örülnék...

7. Zárómondat köszönetet kell tartalmaznia az Ön felé fordított figyelemért és a levelezés folytatására irányuló szándékért.

Várom, hogy... – Már alig várom
hamarosan hallunk felőled – mikor hallhatlak újra
jövő kedden találkozunk – jövő kedden találkozunk
jövő csütörtökön találkozunk - csütörtökön találkozunk
Kérjük, erősítse meg az átvételt – (kérjük, erősítse meg az átvételt)
Ne habozzon, forduljon hozzánk bizalommal, ha további információra van szüksége - (Kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velünk további információért)

8. Ingyenes zárás, valamint a cím, attól függ, hogy kinek írja a levelet.

Egy Ön által ismert személy számára ez a kifejezés: Tisztelettel:
Idegennek: Tisztelettel!

9. A feladó aláírása az utolsó udvarias mondat alá helyezve. Az aláírás alatt meg kell adni a nevét és szükség esetén az Ön által betöltött pozíciót.

10. Alkalmazások (melléklet) a levél végén mellékeljük. Ezt a fő szövegben az „Enc” jelöléssel jelzik.

Ahhoz, hogy hozzávetőleges képet adjunk arról, hogyan kell kinéznie egy üzleti levélnek, mutatunk egy példát.

Levélminta angolul:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
Anglia
Tel 0186 546 633
Fax: 0186 56 556

Vlagyimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19.200

A modern világban az e-mail már nem annyira népszerű a személyes levelezésben - ezt a rést a közösségi hálózatok és az azonnali üzenetküldők foglalták el. Azonban továbbra is széles körben használják üzleti kommunikációra, és nem fog visszavonulni. Ebből a cikkből megtudhatja az angol nyelvű üzleti levelezés főbb jellemzőit, milyen elemekből áll az e-mail, és mit érdemes kerülni az üzleti kommunikáció során.

Kétféle üzleti levelezés angolul

Kinek kell tudnia, hogyan kell üzleti leveleket írni angolul? Általános szabály, hogy az emberek, akiknek szükségük van rá a munkához. Tegyük fel, hogy állást kap egy bizonyos cégnél, az Ön feladatai közé tartozik az angol nyelvű levelezés különféle munkaügyi kérdésekben. Minden üzleti levél két nagy kategóriába sorolható:

1. Levelek szabad formában.
2. Sablonlevelek: alkalmazások, jelentések stb.

Véleményem szerint van értelme megtanulni írni szabad formájú levelek, a sablonbetűket pedig munka közben könnyebb megtanulni, mert mindenhol más és más, és egyszerűen nincs értelme az összes sablont megtanulni. Általános szabály, hogy minden vállalkozásnak van egy bizonyos „letelepedett” elképzelése arról, hogyan írjon különféle alkalmazásokat-jelentéseket, akár gratulációkat is, és az esetek 90%-ában egyszerűen csak egy kész űrlap van doc vagy xls formátumban. , amelybe csak számokat és vezetékneveket kell beírnia.

Mit tartalmaz az e-mail angolul?

A levél feladója angolul feladó, címzett – befogadó, technikailag egy e-mail több elemből áll:

• Tantárgy- levél tárgya. Röviden és egyértelműen le van írva, például: Fizetés visszaigazolása - Fizetés visszaigazolása. Ha a levél tartalma dátumhoz van kötve, akkor azt is igyekeznek a tárgyba beletenni: Április 21-én Búcsúbuli - Április 12-én Búcsúbuli.
• Test– a levél törzse, vagyis a tartalom, maga a szöveg. Nézzük meg az alábbiakban részletesebben.
• Melléklet– melléklet, csatolt fájl. Ne hozzon létre nehéz fájlokat tartalmazó mellékleteket.
• CC- a levél másolata. Ha hozzáad egy címet a „CC” mezőhöz, akkor ez a címzett is megkapja az üzenetet.
• BCC- rejtett másolat. A „BCC” mezőbe felvett címzett megkapja az üzenetet, de a többi címzett nem fog tudni róla.

Apropó, CC jelentése indigós másolat- géppel írt másolat. Írógépeken, ha két egyforma dokumentumot kellett készíteni, a főlap alá szénpapírt és egy második lapot helyeztek. A kimenet két egyforma dokumentum volt. A másolatot karbon másolatnak nevezték.

A „CC” és „BCC” rövidítések – helló az írógépek korából

BCC jelentése titkos másolat. Írógépeken előfordult, hogy két egyforma dokumentumot kellett készíteni, de különböző címzetteknek. Ebben az esetben a dokumentum teljes egészében másolatként készült, de a címzett nevét tartalmazó mező üresen maradt. Minden példányon külön volt kitöltve. Az ilyen név nélküli másolatot vakmásolatnak, szó szerint „vakgéppel írt másolatnak” nevezték.

Hogyan lehet hangosan felolvasni egy e-mail címet angolul?

Egy fontos szempont, amelyet néha figyelmen kívül hagynak. Néha szóban kell diktálnia egy e-mailt, például telefonon. A következőket kell tudnia:

• Szimbólum ' @’ tetszik nál nél, Semmilyen körülmények között kutya!
• Az e-mail címben szereplő időszakot hívják pont, de nem pont, pont vagy időszak(Olvassa el a szavak közötti különbségről).
• Szimbólum ‘-‘ tetszik kötőjel, néha nem egészen helyesen hívják gondolatjel(a kötőjel egy gondolatjel, vagyis a kötőjel hosszabb változata).
• Szimbólum ' _’ tetszik aláhúzás, ritkábban: aláütés, alacsony kötőjel, alacsony vonal.

[e-mail védett]– támogatás a hotmail dot com címen

[e-mail védett]– segít kötőjel eljelölése a gmail pont com címen (a gmailt „gmail”-ként értelmezik, nem „gmail”-ként)

Amint láthatja, a címekben szereplő szavakat a rendszer egyszerűen szavakként olvassa, és nem írja ki, mint a vezeték- és keresztnevek esetében. Ha azonban az e-mail , vagy értelmezhetetlen betűkészletet tartalmaz, jobb, ha betűről betűre olvassa el őket:

[e-mail védett]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Szerintem ha üzleti levelezésről olvasol cikket, biztosan tudod :)

A jól ismert domain zónák com, net, org szóként olvashatók, nem betűk szerint. A kevésbé ismerteket, például a ru-t, általában írják.

[e-mail védett]– példa aláhúzás címe a mail pontnál r u

Az e-mail szövegének összetétele angol nyelven

Az e-mail hosszabb, mint a „szöveg” (így hívják az SMS-eket és az azonnali üzenetküldőkben lévő üzeneteket; maga a levelezés folyamata az SMS), és hagyományos üzeneteket tartalmaz, de nem szabad szó nélkül kifejteni a gondolatait.

Az e-mail alapvető elemei:

• Üdv– magában foglalhatja a címzett név szerinti felhívását, ha ismert.
• Bevezetés– ha nem ismeri a levél címzettjét, röviden mutatkozzon be.
• Az üzenet célja– térjen a lényegre, és magyarázza el, miért veszi fel a kapcsolatot.
• Részletek– ha szükséges, említsen meg fontos részleteket. Ha arra utalnak, hogy a levél címzettjének valamit tennie kell a levél elolvasása után (kövesse az utasításokat, hívjon fel valakit, válaszoljon, továbbítsa a levelet stb.), erről udvariasan, de egyértelműen írjon.
• Aláírás– a levél hagyományosan valamilyen búcsúi udvariassági formulával zárul, névvel, vezetéknévvel, esetenként a munkahelyed, címed, telefonszámod feltüntetésével, ha van.

Nézzük meg közelebbről az üdvözlést és az aláírást – ezek képletesen vannak írva.

Az e-mailben történő üdvözlés lehetőségei angol nyelven

Leggyakrabban egyszerűen azt írják, hogy „Hello + név”:

Formálisabban:

A „kedves” nem „kedves”, mint amikor férjhez vagy feleséghez fordulunk, hanem a „tisztelt” analógja. Kérjük, vegye figyelembe, hogy nincs vessző a „helló” vagy „kedves” után. Ha a címzett ismeretlen, például egy bizonyos „HR osztálynak” ír, egyszerűen megszólíthatja a „Hello”, „Tisztelt Kollégák” (ha kollégák), „Tisztelt Mindenki” (kollégák egy csoportja), "Tisztelt HR osztály!"

Léteznek általánosan elfogadott fellebbezések is ismeretlen férfihoz vagy nőhöz: Tisztelt Uram, Tisztelt Hölgyem vagy Tisztelt Uram vagy Hölgyem (ha nem ismeri az Urat vagy Hölgyemet), Akit érint (mindenkinek, akit érdekel). Az első kettő nem kívánatos, mivel véletlenül kapcsolatba léphet valakivel, akinek nem megfelelő a neme, a második kettőt használják, de kissé régimódinak, nagyon formálisnak tartják. Ha lehetséges, érdemesebb néven (Kedves Margit) vagy osztályon/osztályon (Kedves Marketing Osztály) megszólítani őket.

Gyakran használják név szerint „üdvözlő szó” nélkül, csak „James”. Így írnak ismerős kollégáknak (a szomszéd asztalnál ülő), vagy amikor nem ez az első levél a levelezésben, és nincs értelme minden alkalommal köszönni.

Hogyan lehet befejezni egy e-mailt

A levél kitölthető egyszerűen az utónevének vagy a vezeték- és utónevének megadásával, de általában ez előtt egy udvarias kívánság is szerepel. Legnepszerubb:

• Üdvözlettel! (vagy csak „Tisztelettel!”) – Üdvözlettel!
• Üdvözlettel! - ugyanaz.
• Jókívánságok / meleg kívánságok – ismét ugyanaz.

Egyes kézikönyvekben az is szerepel, hogy „Őszintén a tiéd” vagy „Hűségesen a tiéd” (őszintén a tiéd), de én személy szerint szinte soha nem láttam ilyen aláírásokat, külföldiektől pedig azt hallottam, hogy ezek a megfogalmazások nemcsak viccesen, de nagyon régimódinak is hangzanak. Tulajdonképpen oroszul „őszintén a tiéd”. Gyakran azonban egyszerűen csak azt írják, hogy „Tisztelettel” az üzleti levél végére.

Hasznos kifejezések az üzleti levelezéshez angolul

A sablonos üdvözléseken és búcsúkon kívül még számos kifejezés használható a levelezésben.

• remélem jól vagy- "Remélem, jól vannak". Egyszerű, bár jól megszokott levélkezdési mód. A „Hogy vagy?” tőzsdei kifejezés írott megfelelője. További hivatalos verzió: remélem ez az email jó egészségben talál.
• Csak tájékoztatni akartalak…„Csak azt akartam hozzátenni, hogy...” Jó módja annak, hogy további információkat nyújtsunk valamiről, amit a címzett már tud.
• Csak tudatni akartam veled, hogy...- „Csak tudatni akartam, hogy...” Az előzőhöz hasonlóan: kiegészítjük a már ismert információkat. Használható néhány fontos tényről és részletről szóló rövid üzenet univerzális bevezetéseként is.
• Kérem tájékozódjon/tanácsot- "Kérem, vegye figyelembe".
• FYI– röv. tól től Tájékoztatásképpen, ami nagyjából úgy is fordítható, hogy „jegyezd meg”. A rövidítéseket célszerű használni a kollégák között a rutinmunka ügyeiről folytatott kommunikáció során. Jobb, ha nem írsz ilyen idegennek vagy ügyfélnek.
• Mellékelve találja (lásd).- szó szerint „találni a mellékletben” (így természetesen senki sem beszél oroszul). Ez tudatja Önnel, hogy az e-mail mellékletet tartalmaz. Például: Mellékelve találja a jelentést - A jelentés mellékelve.
• A jövőbeni részletekért– „részletesebben”, „részletesebb információért”. A levél végén helyénvaló a kapcsolattartóra mutató hivatkozással: A további részletekért forduljon asszisztensemhez - További információért forduljon asszisztensemhez.
• Várom válaszát/meghallgatását- "Várom a válaszod". Udvarias módja annak, hogy tudatja velük, hogy jó ötlet lenne válaszolni a levelére.
• Köszönöm az idődet -"Köszönöm az idődet." Univerzális képlet, amelyet célszerű az aláírás elé tenni.

Üzleti levél minta angol nyelven

Íme néhány példa a különböző fokú formalitásokkal írt levelekre. Az e-mailben tájékoztatom a címzettet, hogy a pénteki találkozót 9:00-ról 10:30-ra ütemezték át. Az összes e-mail tárgysora ugyanaz lesz: Találkozó ideje 10:30-ra módosult.

1. Nagyon formális.

Kedves Uram. Jefferson

remélem ez az email jó egészségben talál. Ő Sergey Nim a Roga and Kopyta Inc-től. Szeretném tájékoztatni Önt a keddi találkozónkról. Az időjárási körülmények miatt reggel 9 órától áthelyezték. 10:30-ig

Lenne olyan kedves és jelezné, hogy részt vehet-e rajta? Kérem, fogadja elnézést a kellemetlenségért.

Tisztelettel,

Szergej Nim

Roga és Kopyta Inc.

Ennek a levélnek a formalitása a következő:

• Fellebbezés Kedves Uram. Jefferson.
• Kifejezés Remélem ez az email jó egészségben talál– a kifejezés formálisabb változata Remélem jól vagy.
• Forgalom lennél olyan kedves – lennél olyan kedves.
• Bocsánatkérés Kérem, fogadja elnézésemet – kérem, fogadja elnézést.
• Tisztelettel a levél végén a cég neve.

2. Kevésbé formális.

Szia Alex,

Ő Sergey a Roga and Kopyta Inc-től. Szeretném tájékoztatni Önt a keddi találkozónkról. Az időjárásra való tekintettel a találkozót reggel 9 órától elhalasztották. 10:30-ig

Kérlek jelezd, ha részt tudsz venni rajta. Elnézést a kellemetlenségért.

Üdvözlettel,

A formalitás csökken a következők miatt:

• Egyszerűbb telefonálás, néven hívás.
• Sajnálom„fogadd el bocsánatkéréseimet” helyett.
• A levél kevésbé ünnepélyes befejezése: Üdvözlettel.

A legtöbb üzleti levelet ezen a hangon írják. Valójában már senkinek sincs szüksége középkori udvariassági formulákra.

3. Informálisan, de az üzleti levelezés tisztességes határain belül, például egy ismerős kollégával.

Csak tudatni akartam veled, hogy a pénteki találkozó 10:30-ra csúszott. m. Nagyon sajnálom. Wnem tudsz részt venni rajta?

Röviden és lényegre törően. Azok a kollégák, akiket mindennap látunk a munkahelyükön, nem feltétlenül kérdezik meg minden alkalommal, amikor írsz.

Befejezésül adok néhány általános tippet, amelyek nem férnek bele a fenti pontok egyikébe sem.

1. Adja meg a levél lényegét a tárgyban!

A témának rendkívül informatívnak és egyben rövidnek kell lennie. Egy személy bejön az irodába, megnyitja az Outlookot, és 20 e-mailt lát. Gyorsan „pásztázza” a témákat a szemével - már ebben a szakaszban világosnak kell lennie számára, hogy miért írt neki. Nagyon rossz ötlet a semmiről szóló témákat írni: „Kérem, olvassa el”, „Fontos”, „Szia”. Írja pontosabban: „Foglalás jóváhagyása”, „Repülés 12:00-ra késik”, „Kedd 9:00-kor tájékozódás”, „Május menetrendje”.

2. Légy udvarias.

Az üzleti kommunikációban az udvariasság elengedhetetlen. Fontos, hogy tartsa be az etikettet, írjon „köszönöm” és „kérem”, különben ha nem is tönkreteszi kapcsolatait az emberekkel, kicsit feszültebbé teszi őket. Van elég feszültség az üzleti világban, nincs szükség többre.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy az angol nyelvben a „kérem” nélküli felszólító mód sok esetben parancsnak tekinthető, különösen az írásban, ahol a beszélt nyelvtől eltérően az intonáció nem tükröződik.

• Küldje el nekem az éves jelentést. – Küldje el nekem az éves beszámolót (megrendelést).
• Kérem, küldje el nekem az éves beszámolót. – Kérem, küldje el nekem az éves beszámolót (felkérést).

Ha kérsz valamit, felajánlasz valamit, vagy parancsot adsz (és ez a levelek 90%-ának a tartalma), akkor azt a tisztesség határain belül szokás megtenni, anélkül, hogy despotikus parancshangot venne fel.

3. Kerülje a kétértelműséget, legyen pontos.

Az üzleti levelezésben nincs helye a szellemességnek és a szarkazmusnak, különösen, ha különböző országokból származó emberek között van kommunikáció. Az üzleti nyelv rendkívül steril, mert mindenféle humoros poént félre lehet érteni. Továbbá ne járkálj körbe-körbe sokáig, világosan és konkrétan fogalmazd meg az üzenet lényegét.

4. Írj röviden és egyszerűen! Ne legyél okos!

Próbálja kerülni a hosszú mondatokat és a trükkös megfogalmazást. Írjon egyszerű szavakkal, összetett mondatok nélkül, több tucat alárendelt mondattal. Minél összetettebben ír, annál valószínűbb, hogy hibákat követ el, és megzavarja a címzettet.

Ne próbálja kimutatni, hogy ismeri az „okos” szavakat és kifejezéseket. Ennek semmi haszna. Ha helyesen használsz egy csomó okos szót, akkor valahogy arrogánsan fog hangzani, ha helytelenül, akkor viccesen.

5. Ha szükséges, strukturálja a levelet.

Például fel kell vázolnia a kívánságok listáját egy esküvői terem kialakításához. Írja le őket egy listába, ahelyett, hogy egy bekezdéslapba vonná össze őket. Használjon számozott listát vagy felsoroláspontokat (pontokat).

6. Tedd világossá az olvasó számára, hogy mit szeretnél tőle.

Néha vannak olyan levelek, amelyek elolvasása után nem érted, hogy valamit akarnak-e tőled, vagy csak tájékoztatnak? Ha arra utal, hogy az olvasónak válaszolnia kell, továbbítania kell a levelet, fel kell állnia és el kell mennie valahova stb., győződjön meg arról, hogy a levél (az elején, a végén, az elején és a végén) egyértelműen tartalmazza, hogy mit kell kész.

7. Elküldés előtt ellenőrizze a levelet.

Üzenet írása után olvassa el újra. Ügyeljen arra, hogy a levél udvariasan, félreérthetetlenül legyen megírva, és a lényege egyértelműen világos legyen. Nem baj, ha a szöveg tökéletlen, és kételkedsz a vesszőben. Még az anyanyelvi beszélők is (pl. oroszul) nagyon ritkán tudnak 100%-os írástudással angolul írni, de igyekezzenek legalább nyilvánvaló hibákat és elírásokat elkerülni.

8. Tanuljon kollégáitól, olvassa el a vállalati levelezést.

Ez a tanács azoknak szól, akiknek üzleti íráskészségre van szükségük a munkához. A különböző cégeknek megvannak a saját helyi sajátosságai a levelezéssel kapcsolatban. Egyes helyeken például rossz modornak számít, ha valakit név szerint szólítanak meg, máshol viszont kiröhögnek, ha a „Szia Paul” helyett azt írod, hogy „Kedves Pál”. Kérdezze meg kollégáit, mit és hogyan csinál, olvassa el napi levelezésüket – ez jobban működik, mint bármely üzleti angol tankönyv.

• Kedves Uram. Barna
  Kedves Brown úr!
• Kedves. fehér
  Tisztelt Fehérné!
• Tisztelt Hölgyem / Uram
  Tisztelt Uraim

Indulás

• Írunk
  Írunk
  - tájékoztatni, hogy...
  hogy tudd ezt
  - megerősítéséhez...
  megerősítéséhez
  - kér...
  mit kér
  – érdeklődni…
  tájékozódni arról
• A következő ok miatt fordulok Önhöz…
  A következő ok miatt fordulok Önhöz
• Nemrég olvastam/hallottam a……-ról, és szeretném tudni….
  Nemrég olvastam/hallottam… és szeretném tudni…
• Miután láttam hirdetését …-ban, szeretném…
  Látva a hirdetését a .....-ben szeretném...
• Érdekelne (megszerezni/kapni)…
  Érdekelne (átvétel/átadás)
• Megkaptam a címét –– és szeretném…
  a címedet innen kaptam... és szeretném….

Az előző kapcsolatfelvételre hivatkozva

• Köszönöm március 15-i levelét.
  Köszönöm március 15-i levelét
• Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk.
  Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk
• Kérésére válaszolva…
  Kérésére válaszolva…
• Köszönjük levelét a…
  Köszönöm levelét a…
• Tegnapi telefonbeszélgetésünkre hivatkozva…
  Tegnapi telefonbeszélgetésünkkel kapcsolatban
• A múlt heti találkozásunk után…
  A múlt heti találkozásunk mellett
• Öröm volt találkozni Londonban a múlt hónapban.
  Jó volt találkozni Londonban a múlt hónapban
• Élveztem veled ebédelni a múlt héten Tokióban.
  Öröm volt veletek ebédelni a múlt héten Tokióban
• Csak szeretném megerősíteni azokat a főbb pontokat, amelyeket kedden tárgyaltunk.
  Csak szerettem volna megismételni azokat a főbb pontokat, amelyeket kedden tárgyaltunk

Kérni

• Nagyra értékelnénk, ha…
  Hálásak lennénk, ha
• Hálás lennék, ha tudnál…
  Hálás lennék, ha...
• Elküldenéd nekem…
  Elküldenéd nekem
• Esetleg elmondaná / tudassa velünk...
  Meg tudod mondani/tudasd velünk
• Ezen kívül szeretnék kapni…
  Ezen kívül szeretnék kapni...
• Hasznos lenne, ha elküldené nekünk…
  Hasznos lenne, ha elküldenéd nekünk
• Érdekel (megszerezni/kapni)…
  Érdekel (átvétel/átadás)
• Nagyra értékelném, ha azonnal odafigyelne erre az ügyre.
  Nagyra értékelném, ha azonnal odafigyelne erre az ügyre.
• Kérem, tudassa velem, milyen intézkedést javasol.
  Kérem, tudassa velem, milyen intézkedést kíván tenni

Segítséget ajánl

• Szeretnéd, ha…?
  Szeretnéd, ha...
• Örülnénk, ha...
  boldogok lennénk...
• Nagyon hajlandóak vagyunk…
  Nagyon készen vagyunk...
• Cégünk szívesen…
  Cégünk örülni fog...

Jó hírt adni

• Örömmel jelentjük be, hogy…
  Örömmel jelentjük be, hogy...
• Örömmel értesítelek benneteket, hogy...
  Örömmel értesítelek benneteket, hogy...
• Örömmel fogja megtudni, hogy...
  Örömmel fogja tudni, hogy...

Rossz hírt közölni

• Sajnálattal értesítjük, hogy…
  Sajnálattal értesítjük, hogy...
• Attól tartok, nem lenne lehetséges…
  Attól tartok, ez nem lehetséges...
• Sajnos nem tudjuk/nem tudjuk…
  Sajnos nem tudjuk/nem tudjuk...
• Alapos megfontolás után úgy döntöttünk (nem), hogy…
  Alapos megfontolás után úgy döntöttünk (nem)…

Panaszkodni

• Azért írok, hogy kifejezzem elégedetlenségemet…
  Azért írok, hogy kifejezzem nemtetszésemet...
• Azért írok, hogy panaszkodjak…
  Panaszkodni írok
• Felhívjuk figyelmét, hogy a(z) napon megrendelt áruk még nem érkeztek meg.
  Felhívjuk figyelmét, hogy a megrendelt termékek (dátum) még nem érkeztek meg.
• Sajnálattal értesítjük, hogy a –– számú rendelésünk jelentősen lejárt.
  Sajnálattal értesítjük, hogy a számú rendelésünk jelentősen késik.
• Érdeklődni szeretnék a szokatlanul magasnak tűnő szállítási díjakról.
  Szokatlanul magasnak tűnő szállítási költséget szeretnék kérni