Hogyan segít ez a cikk: Ha valóban szüksége van egy további alkalmazottra, akkor lesznek érvei az igazgató mellett. Vagy meg fogja érteni, hogyan lehet racionálisabban elosztani a munkát annak érdekében, hogy ne bővítse a személyzetet.

Mitől véd meg: A rendezővel folytatott kellemetlen beszélgetésből és a bizalmatlanságából.

A főkönyvelő időről időre szembesül azzal, hogy meg kell határoznia, mennyire optimális a beosztottjainak száma. Egyrészt a könyvelők elégtelen száma állandó túlórákhoz vezet. Másrészt a vezérigazgató nem engedi meg, hogy a számviteli osztály túlzott létszámbővítést végezzen, aki megköveteli, hogy minden további alkalmazott igénye nagyon egyértelműen indokolt legyen.

Nem lehet egyszerűen csak odamenni az igazgatóhoz, és azt mondani: „Sokkal több munkám volt az elmúlt évben. Nem tudok megbirkózni, szükségem van egy plusz emberre, vagy még jobb kettőre.” Mert válaszul ezt hallhatod: „És azt hiszem, nincs elég munkád. Szívesen csökkentenék a számviteli osztályt egy fővel, vagy még jobb, ha kettővel.”

Azt már mondtuk, hogy a vezetővel a száraz számok nyelvén kell kommunikálni, nem az érzelmek nyelvén. Ebben a cikkben arról fogunk beszélni, hogyan kell kiszámítani a számviteli alkalmazottak ideális számát, valamint a béralapot. Aztán eldöntheti, hogy van-e értelme felkérni az igazgatót a létszám bővítésére.

Milyen tényezőktől függ a számviteli osztályok száma?

A főkönyvelők nagyon gyakran kérdezik tőlem, hogy mennyi a könyvelők ideális százaléka a vállalati alkalmazottak teljes számához viszonyítva – 5, 10 vagy esetleg 15 százalék? Erre a kérdésre nincs egyértelmű válasz, hiszen még hasonló cégeknél is jelentősen eltérhet a számviteli szakemberek száma.

Miért történik ez? Mert az alkalmazottak száma elsősorban az osztály által ellátott feladatoktól függ.

Az egyik korábbi cikkben már beszéltünk arról, hogy ezek a funkciók jelentősen eltérhetnek a különböző cégeknél. Például egy dolog egyszerűen átadni a kintlévőségekre vonatkozó információkat más osztályoknak és funkcióknak. És egészen más dolog a nem túl lelkiismeretes partnerektől a megfelelő dokumentumokat vagy pénzt kiszedni.

A második legnépszerűbb kérdés: a számviteli osztályok száma befolyásolja-e a cég bevételét? Például változnia kell a számnak, ha a bevétel 200 ezer rubelről nőtt. napi kétmillióig? Találjuk ki. Korábban 200 ezer rubelért tudtunk kiállítani egy számlát, most viszont ugyanazt a számlát, de kétmillióért. Változtatni kell a számokon? Biztosan nem. És egy másik cégnek, hogy 200 ezer rubelt keressen, 20 ezer számlát kellett kiállítania 10 rubelért. minden. Amikor pedig a bevétel kétmillióra nőtt, már 200 ezer számla volt. Ezért ennek a cégnek a könyvelőinek létszámát is jelentősen bővíteni kell.

Így, ha meg akarjuk határozni a számviteli osztályok optimális számát, nem csak az általa gyártott termékek listáját kell figyelembe vennünk. Ezen termékek gyártásával kapcsolatos műveletek volumene is fontos.

Fontos részlet

Ha meg szeretné határozni a számviteli osztályok optimális számát, ne csak az általa gyártott termékek listáját vegye figyelembe, hanem a végrehajtásukhoz kapcsolódó műveletek mennyiségét is.

És a harmadik dolog, amelytől a számviteli osztályok száma néha függ, az a munkaidő hatékony felhasználásának szintje. Ebbe beletartozik az automatizáltság és a technológia foka (minél több a kézi munka, annál alacsonyabb a hatékonyság), valamint egyszerűen az alapvető fegyelem és a megfelelő motiváció.

A legérdekesebb dolog az, hogy ha a számviteli osztályon a tranzakciók mennyiségének növekedését a munka kompetens automatizálása kíséri, akkor a számot nem kell növelni. Például vásároljon egy szkennert és egy szoftvert, amely automatikusan elmenti a beolvasott dokumentumok másolatait egy könyvelőprogramba. A modern stream szkennerek percenként 15-100 dokumentum feldolgozására képesek. Hány dokumentumot adnak be a könyvelői óránként?

Hogyan alakítsuk ki a számviteli osztály optimális létszámát és bérszámfejtését

A számvitelben öt jellemző beosztás van: főkönyvelő, helyettese, vezető könyvelő, kiskönyvelő és operátor.

Az üzemeltetők vagy olyan személyek, akik elsődleges dokumentumokat visznek be az információs rendszerbe, vagy futárok.

A junior könyvelők olyan alkalmazottak, akik egyszerű területekért felelősek, vagy segítenek a vezető könyvelőknek.

A vezető könyvelők (egyes cégeknél másodkategóriás könyvelőknek vagy vezető könyvelőknek nevezik őket) sokkal több tapasztalattal rendelkeznek. A számvitel legbonyolultabb területei vannak hozzájuk rendelve.

A főkönyvelő-helyettes vagy módszertanos, aki minden telephelyen figyelemmel kíséri a számvitel és az adóelszámolás változásait. Vagy olyan személy, aki segít a főkönyvelőnek egy nagy csapat vezetésében.

Bővebben erről a témáról

A „Glavbukh” magazin 2012. évi 8. számában megjelent „Hogyan értékeljük az egyes számviteli alkalmazottak munkavégzésének hatékonyságát és valós munkaterhelését” című cikk írja le, hogy a beosztottaknak mennyi időt kell munkára fordítaniuk.

A számviteli osztály optimális méretének meghatározásához össze kell állítania a vezérigazgató által rábízott feladatok listáját. Ezután számítsa ki az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges hozzávetőleges időt. Ezután ossza el a feladatokat a fenti pozíciók között. Összefoglalja a normál időt. És mutassa be a főigazgatónak az egyes végzettségű könyvelők becsült számát: mondjuk egy helyettes, két vezető könyvelő, két junior könyvelő és egy operátor. Akkor, a számviteli osztály fenntartásához szükséges költségvetés létrehozásához egyszerűen szorozza meg a könyvelők számát a régiójában érvényes fizetési szinttel. Moszkva esetében a következő árakat veheti igénybe: operátor - 100 rubel. óránként, junior könyvelő - 200 rubel, vezető könyvelő - 350 rubel, főkönyvelő-helyettes - 700 rubel, főkönyvelő - 1200 rubel. Egy órakor.

Sok moszkvai főkönyvelő 1200 rubelhez hasonlította fizetését. óránként, nagyon meg fognak lepődni, mert sokkal kevesebbet kapnak. Az ok az, hogy 1200 rubel. óránként (vagy körülbelül 200 ezer rubel havonta) az ideális fizetés egy közepes méretű vállalat főkönyvelőjének. Az ilyen szakember csak a képesítésének megfelelő munkát végez. A való életben a főkönyvelő bizonyos időt kevésbé képzett munkával tölt. Több területet is tud vezetni a számvitelből és bejárhat az adóhivatalba. És minél kevésbé bonyolultak a megoldandó feladatok, annál alacsonyabb a fizetés.

Ezekkel a számításokkal meghatározhatja a számviteli osztály ideális összetételét. Most azt javaslom, hogy vegyünk egy világos példát.

Tegyük fel, hogy a főkönyvelőn kívül hárman dolgoznak a számviteli osztályon: Ivanova (vezető könyvelő), Petrova és Sidorova (ifjabb könyvelők). A főkönyvelőnek meg kell határoznia ezen alkalmazottak valós terhelési százalékát. Azt is értékelni kell, hogy fizetésük megfelel-e az elvégzett munka szintjének. Ehhez a menedzser kitölt egy táblázatot (lásd a könyvviteli osztály időkeretének és béralapjának kiszámítására vonatkozó példát).

Először listát kell készítenie a könyvelők által gyártott termékekről, valamint az egyes termékekre fordított időről. Az „elsődleges” feldolgozásának idejét az információs rendszerbe bevitt adatok mennyisége és a dokumentumok bevitelére vonatkozó szabványok alapján számítják ki. Kiderült, hogy Ivanova vezető könyvelő havi 95 órában lép be az „elsődleges” osztályba, Petrova - 50, Sidorova - 40.

Annak megértéséhez, hogy mennyi ideig tartanak a vállalkozók hívásai, munkaidő-táblázatot használnak. Ivanova havi 15 órát hívott, Sidorova - 5 órát, Petrova egyáltalán nem hívott. Minden hölgynek havi 2 órát szánnak önfejlesztésre, például számviteli naplók olvasására.

Érdemes megemlíteni a „Tartalék előre nem látható ügyekre” sort. A munkaterhek elosztása során nem lehet mindenről gondoskodni, mindig lesznek apró dolgok, amelyek sok időt vesznek igénybe. Ezért fontos, hogy az optimális szám kiszámításakor tartalékot képezzenek az előre nem látható ügyekre. Minél magasabb a beosztott pozíciója, annál nagyobb tartalékkal kell rendelkeznie.

Fontos részlet

Az optimális szám kiszámításakor tartalékot kell képezni az előre nem látható ügyekre. Minél magasabb a beosztott pozíciója, annál nagyobb tartalékkal kell rendelkeznie.

Ivanovának összesen 187 óra volt a terhelése, szemben a 176 órával. Túlköltés – 11 óra, vagyis a munkaidő 6 százaléka. Petrova és Sidorova kihasználatlan.

Ezután minden terméknél, azaz minden sorban meg kell jelölnie a munka magas színvonalú elvégzéséhez szükséges képesítési szintet. Ezután szorozza meg az eltöltött időt a megfelelő óradíjjal (példánkban Moszkva). Mi az „elsődleges bemenet”? Ez az operátor díjának megfelelő munka, azaz 100 rubel/óra. A vállalkozókhoz intézett hívások képzettebb munkát igényelnek vezető könyvelői szinten, azaz 350 rubel/óra. Stb.

Nem marad más hátra, mint egyszerűen kiszámolni, hogy havonta mekkora fizetést kell fizetnünk a könyvelőnek. Az első Ivanova. A főkönyvelő az elsődleges dokumentumok feldolgozására fordított 95 órát megszorozza 100 rubel/óra értékkel. 9500 rubelt kap. A partnerekhez intézett 15 órányi hívás 350 rubel szorzója, összesen 5250 rubel/hó. És így tovább minden sornál. Az utolsó akkord az oszlop összege. Kiderül, hogy 38 400 rubel. fizetés De a valóságban Ivanova 40 000 rubelt keres. havonta. Ez egy nagyon érdekes következtetést von le. Egyrészt túlterhelt a munkavállaló, másrészt még a jelenlegi fizetését sem keresi teljesen. Ezért a főigazgatótól nem kérhetünk emelést számára. Ha hasonló számításokat végzünk Petrova esetében, 14 480 rubelt kapunk. 25 000 rubel tényleges fizetéssel. És ez nem meglepő, tekintve, hogy hatalmas időtartalékai vannak.

Akkor miért ilyen ferde Ivanova vezető könyvelő? Mert ideje több mint felét olyan munkával tölti, amely nem felel meg a képesítésének. Ahhoz, hogy Ivanova lépést tudjon tartani mindennel, csak át kell ruháznia néhány funkcióját két másik alkalmazottra.

Ez a példa ezt tökéletesen mutatja Mielőtt kikapna egy további alkalmazottat a vezérigazgatótól, ki kell derítenie, hogy a hatékonyság növelésére szolgáló összes belső tartalékot felhasználták-e. Talán a meglévő könyvelők közötti felelősségi körök egyszerű újraelosztása enyhítené a létszámhiányos problémákat.

A cikk a "Glavbukh" folyóiratban jelent meg 2012. évi 12. szám alatt

A számvitel nagyon fontos „létfontosságú szerve” egy vállalkozásnak. Az a könyvelő pedig, aki a túlzott terhelés miatt nem tud megbirkózni a munkájával, árthat magának és munkáltatójának is. A modern válsághelyzetben azonban, amikor a cégvezetés nemcsak nem akarja bővíteni a létszámot, hanem éppen ellenkezőleg, folyamatosan azon gondolkodik, hogyan lehetne csökkenteni, nagyon nehéz megindokolni az új alkalmazott felvételének szükségességét.

Ebben a cikkben arról fogunk beszélni, hogy a főnöke milyen érvekre hallgathat, ha meg akarja kérni a létszám bővítését. Megfontoljuk azokat a sémákat is, amelyek segítségével kiszámítható a számviteli osztályok optimális száma.

Mi határozza meg a könyvelők számát egy cégnél?

Az egyik fő tényező, amely befolyásolja a számviteli osztályok és a vállalkozás egyéb részlegeinek számát, az ezen alkalmazottak által végzett felelősség mértéke. Ha egy nagyvállalatról van szó, amelyben az egyes részlegek külön-külön végzik el a saját feladataikat, és például egy ilyen társaság szerződő felei nem teljesítik kötelezettségeiket, például nem adják át időben a beszámolási dokumentumokat vagy a fennmaradó pénzeszközöket, a könyvelés Az osztály egyszerűen átruházhat hatáskört más szolgáltatásokra, akkor Természetesen az ilyen munka könnyebb, mint amikor a könyvelőnek mindent magának kell elvégeznie, beleértve a vállalkozókkal való együttműködést is.

És egy másik tényező, amely nagyon jelentősen befolyásolja a számviteli osztályok számát, a cég bevétele. Minél nagyobb a bevétel, annál több számlát állítanak ki, és más különféle pénzügyi és gazdasági műveleteket hajtanak végre, amelyekben a számviteli osztály közvetlenül részt vesz.

A harmadik, minden részlegre jellemző tényező általában a vállalkozás technikai felszereltsége, konkrétan a számviteli részleg, valamint az alkalmazottak motiváltsága és fegyelme.

Hogyan határozzuk meg a számviteli osztályok optimális számát

A standard számvitelnek 5 beosztása van: operátor, junior és vezető könyvelő, valamint főkönyvelő és helyettese.

A számviteli osztályok optimális számának meghatározásához a következő számításokat kell elvégeznie: kiszámítja, hogy mennyi időbe telik a vállalkozás vezetése által a számviteli osztály számára meghatározott feladatok elvégzése, majd összegezze ezt az időt, és ossza el a jelenlegi alkalmazottak száma.

Hogyan lehet megérteni, hogy egy alkalmazott munkaterhelése mennyire felel meg a fizetésének

Először is listát kell készítenie az egyes alkalmazottak által elvégzett feladatokról, majd pontosan meg kell határoznia, hogy ebből a listából mennyi időt fordít egy vagy másik feladat elvégzésére. Egy speciális táblázatot állítanak össze, amelybe beírják az ügyeletet és a feladat ellátásával eltöltött órák számát. Például „elsődleges információk feldolgozása” - 50 óra, „vállalkozók hívása” - 15 óra.

Ebbe beletartozik egy bizonyos idő, amit a könyvelő önképzéssel, továbbképzéssel, a szakterület olvasmányaival stb. Plusz - tartalék idő előre nem látható feladatok elvégzésére, amelyek mindig bőségesen jelennek meg. Ezenkívül minél magasabb a munkavállaló pozíciója, annál nagyobbnak kell lennie egy ilyen tartaléknak.

Ezután összehasonlítjuk a havi ledolgozott órák számát a standarddal, és világos képet kapunk arról, hogy a dolgozók közül melyik dolgozik túl, és melyik az ellenkezője. Ezek után kiszámolhatja, hogy az egyes alkalmazottak fizetése mennyi felel meg a jelenlegi normáknak. Ehhez megjelöljük az adott típusú feladat ellátásához szükséges képesítési szintet, majd megvizsgáljuk az Ön régiójában a hasonló végzettségű munkáért biztosított fizetés összegét (rubel óránként). Ezt az arányt megszorozzuk a feladat ellátására fordított idővel, összeadjuk a kapott adatokat, és így megkapjuk a munkavállaló tényleges fizetését. Lehetséges, hogy alacsonyabb, mint a munkavállalónak ténylegesen kifizetett fizetés, akkor nem lehet béremelést vagy létszámbővítést kérni - a munkavállalók már így sem dolgoznak eleget.

A különböző szolgáltatások hatékonyságának növelésének kérdése így vagy úgy minden cégnél felmerül, és egy ponton a könyvelési szolgáltatás is érintett. Megmondjuk, hogyan határozhatja meg az ezen az osztályon dolgozók optimális számát, és megértheti, hogy a számviteli outsourcing hasznos lesz-e cége számára.

A számviteli személyzet optimális létszámának és leterheltségének kiszámítása szükségessé válik ahhoz, hogy a főkönyvelő érvelni tudjon az osztályon javasolt változtatások mellett a költségvetés megvédésekor és egyszerűen a vezérigazgatóval folytatott megbeszélés során, aki biztos abban, hogy pár könyvelő meg tudja tenni kiváló munka azzal a munkával, amit most öten végeznek.

Honnan lehet tudni, hogy a könyvelők száma megfelel-e a cég aktuális igényeinek?

Például, ha a számviteli osztály csak a kintlévőségekről ad tájékoztatást a többi részlegnek, ez egy dolog, de ha valami behajtási irodaként működik, dokumentumokat vagy pénzt von ki inert partnerektől, az teljesen más.

Fontosak a vállalati bevétel megszerzésének sajátosságai is. Ha a profit napi 300 ezerről hárommillióra nőtt, és a kiállított számlák száma nem változott, akkor nincs szükség létszámbővítésre. Ha pedig a számlák száma a bevétel növekedésével arányosan nőtt, akkor érdemes a létszámot bővíteni.

2. Miután megértette a feladatok mennyiségét, ossza el azokat az osztályon belüli pozíciók között.

A számvitelben öt fő beosztás van: főkönyvelő, főkönyvelő-helyettes, vezető könyvelő, kiskönyvelő és üzemeltetési felelős.

Az üzemeltető olyan alkalmazott, aki beírja az elsődleges dokumentumokat egy könyvelési programba.

A junior könyvelő felelős az egyszerű munkaterületekért és/vagy segíti a vezető könyvelőt.

A vezető könyvelő (vezető könyvelő) tapasztalt munkatárs, aki a legösszetettebb területekért felelős.

A főkönyvelő-helyettes módszertanos, aki minden telephelyen figyelemmel kíséri a számvitel és az adóelszámolás változásait, vagy főkönyvelő-helyettes.

3. Számítsa ki hozzávetőlegesen, hogy az egyes feladatokra mennyi időt fordít az ezekért felelős alkalmazott!

Készítsen listát azokról a munkákról, amelyeket a könyvelők végeznek, és számolja ki mindegyik elvégzéséhez szükséges időt. Az „elsődleges” feldolgozásának idejét például az információs rendszerbe bevitt adatok mennyisége és a dokumentumok bevitelére vonatkozó szabványok alapján számítják ki. A vállalkozók hívási idejét a munkaidő táblázat segítségével lehet kiszámítani. Arra is kérheti/kötelezheti az alkalmazottakat, hogy egész hónapban dokumentálják munkaidejük „költségtételeit”. Ezt a gyakorlatot munkaidő-nyilvántartásnak nevezik, és bevezethető mind elektronikus rendszer formátumában, mind hagyományos papírtáblázatok formájában, amelyekben az alkalmazottak maguk töltik ki az oszlopokat. Csak ne felejtse el elmagyarázni, hogy az információkat nem azért gyűjtik, hogy megbüntessék a figyelmetleneket, hanem a túlórák kiküszöbölésére és a terhelés optimálisabb elosztására. Tartsa be az ígéreteit.

A munkaidő-nyilvántartásban vegye figyelembe az olyan tételeket, mint a tanfolyamokon és szemináriumokon való képzés, valamint különféle előre nem látható ügyek (minél magasabb a pozíció, annál több időt fordítanak rájuk).

4. Nézze meg, hogy ideális esetben mennyi időt kellene a számviteli munkatársaknak eltöltenie az egyes feladataikkal (a szabványok szerint, figyelembe véve az automatizáltsági szintet és a cége sajátosságait). Hasonlítsa össze az egyes feladatokra fordított „ideális” és tényleges időt. Így képet kaphat arról, hogy mely alkalmazottak túlterheltek, és kinek kell időtartaléka. Ez szükséges ahhoz, hogy megértsük, hogyan lehet hatékonyabban újraosztani a terhelést és megszervezni a munkát, valamint azt, hogy milyen pozíciókban hányan látják el optimálisan az aktuális feladatokat.

Hogyan lehet optimalizálni a könyvelési költségeket?

Sok vállalat kiszervezi az alapvető könyvelési feladatokat. Úgy gondolják, hogy ez csökkenti a költségeket, és lehetővé teszi az osztály legoptimálisabb személyzeti állományát. Hogyan lehet megérteni, hogy cégének szüksége van-e számviteli kiszervezésre, ez ilyen hatást fog kiváltani, vagy gazdaságilag nem hatékony befektetésnek bizonyul?

A könyvelés kiszervezésének megvalósíthatóságának felméréséhez Önnek és a szolgáltatónak ki kell számítania a funkció megvalósításának költségét. Nézzük meg a számítási algoritmust a bérszámfejtési függvény példáján, amely legtöbbször kiszervezett.

Ahhoz, hogy általános képet kapjunk a funkció saját megvalósításának és a könyvelés kiszervezésének költségeiről, mindkét esetben kiszámítottuk és összehasonlítottuk a bérszámfejtési funkció birtoklási költségét négy eltérő számviteli sajátosságú és alkalmazotti létszámú szervezet esetében: egy informatikai cégnél. , képviseleti iroda, üzletlánc és ipari vállalkozás.

Számítsa ki a házon belüli bérszámfejtési funkció birtoklási költségét

Index	IT cég	Reprezentáció	Üzletlánc	Ipari vállalkozás
Az alkalmazottak száma
A bérszámfejtésért felelős alkalmazott beosztása	Főkönyvelő	Könyvelő	Számológép	Számológép
Szakember fizetés, ezer rubel/hó.
A szakember fenntartásának teljes költsége, ezer rubel/év*
Számviteli összetettségi szint, pontszám/alkalmazottak száma könyvelőnként
A bérszámfejtésbe bevont alkalmazottak száma (500 főre egy bérszámfejtő)
Szakember által az RZP funkció végrehajtására fordított munkaidő, %
Az RZP funkció birtoklásának költsége, ezer rubel/év

* A szakemberek fenntartásának teljes költségét hozzávetőlegesen, általános becslések alapján számítják ki, és figyelembe veszik az összes HR költséget: bérszámfejtést, pénztári hozzájárulást, továbbképzést, helyettesítést szabadságok és betegszabadságok idején, prémiumokat, szociális csomagokat és a munkahely megszervezésének költségeit. .

** Az alkalmazottak számából és a szakemberek főbb funkcióiból származó hozzávetőleges mutatók.

*** A funkció birtoklási költségét a szakember e funkció ellátására fordított munkaidejének költségeként számítottuk ki.

Kihelyezett bérszámfejtési funkció birtoklási költségének kiszámítása

Index	IT cég	Reprezentáció	Üzletlánc	Ipari vállalkozás
Az alkalmazottak száma
Számviteli összetettségi szint, pont*
A standard szolgáltatások csomagjának költsége RRP, ezer rubel/hó**
Átlagos költség személyenként, dörzsölje/hónap.
Tulajdonosi költség, ezer rubel/év			1800-1900	5160-5280

* Itt a számviteli komplexitás mértékének háromfokú skálán történő értékelése, ahol az „egy” a minimális komplexitás, a „három” a maximum, felhívja a figyelmet arra, hogy ha a számítás rendkívül munkaigényes, akkor a szolgáltató korrekciós növelő tényezőket alkalmaz az alapdíjakra. Emiatt a „Tulajdonosi költség” oszlopban feltüntetett összeg a felső küszöbérték felé közeledik.

** A standard szolgáltatási csomag költségének kiszámításakor az átlagos tarifákat használtuk.

Vámdíj, dörzsölés/fő.	Az árfolyam alkalmazása
Alap, 12 000 - 20 000	1-től 20 főig
	501-től 1000-ig
	1000-től 2500-ig

A számítások alapján elmondható, hogy a számviteli outsourcing a kis cégeknél a leghatékonyabb, ahol ezt a rutinmunkát a legdrágább szakember - a főkönyvelő - végzi. Az 50-150 főt foglalkoztató szervezeteknél, ahol az egyik könyvelő számol fizetést, a könyvelés kiszervezése megközelítőleg ugyanannyiba kerül, mint a funkció házon belüli ellátása. Közvetlen megtakarítás érhető el itt a számviteli osztályok számának optimalizálásával a fennmaradó felelősségi körök újraelosztása után.

A külön könyvelőkkel rendelkező középvállalatok a könyvelés kiszervezésével megspórolják a teljes munkaidős alkalmazottak fenntartásának költségeit. Nem véletlenül vezettük be a dedikált pénztárgéppel rendelkező cégeknél a munkaidő-felhasználás hatékonyságát tükröző mutatót, mint például az egy dolgozó leterheltsége. Ma az automatizálási eszközöket figyelembe véve egy bérszámfejtő átlagosan 500 dolgozónak tud bért számolni, és ez az optimális terhelés. Ha egy cég 700 főt foglalkoztat, akkor két bérszámfejtőre van szükség, akik egyenként 350 alkalmazottnak számítanak ki fizetést. Ebben az esetben az egyes szakemberek munkaterhelése csak 70%. Következtetés: ha egy cégnek „másfél” könyvelőre van szüksége, a könyvelés kiszervezése lehetővé teszi, hogy csak az elvégzett munkáért fizessen.

A nagyvállalatok számára az outsourcing első pillantásra veszteséges, mert drágább. Ha azonban minden szakember alulhasznált, akkor az általános alulkihasználtság évente jelentős összegbe kerül a vállalatnak. Az ilyen nem hatékony kiadások leküzdése érdekében vagy növelheti a munka termelékenységét további automatizálással és/vagy a részlegek közötti interakció világosabb és átláthatóbb elveinek kiépítésével, vagy kiszervezheti a funkciót, ezzel egyidejűleg javítva a bérszámfejtések minőségét. A szolgáltató nemcsak rendelkezik a szükséges kompetenciákkal és érdekelt a folyamatok optimalizálásában (ez a fő profitforrás), hanem anyagi felelősséget is vállal a számítási hibákért.

Cikkek ebben a részben

A munkaerő-kihelyezést tiltó törvény megjelenése után gyakran felmerül a kérdés, hogy például az outsourcing szolgáltató munkatársainak munkája az ügyfél területén munkaerő-kihelyezés-e, és ezt hogyan kell a szerződésben rögzíteni. A helyzetet bonyolítja, hogy mindkét kifejezés semmilyen módon nem rögzített...

A Financial Director magazin legfeljebb 500 főt foglalkoztató cégek vezetőit kérdezte meg, és kiderítette a középvállalkozások kiszervezési igényeit. A vizsgálat eredményei szerint az ilyen cégek 40%-a vesz igénybe számviteli outsourcingot, 36%-a pedig a szolgáltatók szolgáltatásait veszi igénybe a személyzet kiválasztására, felvételére, fejlesztésére és értékelésére. További 17% bérszámfejtést és 16% HR adminisztrációt.

A számviteli outsourcing bevezetése egy vállalatnál nehézkes, nagyrészt annak hiánya miatt, hogy ehhez milyen lépéseket és milyen sorrendben kell megtenni. Saját tapasztalatunk és az ilyen projektekre való specializációnk alapján megpróbálunk tippet adni a számviteli funkció kiszervezésekor végrehajtandó tevékenységek általános sémája formájában.

A bérszámfejtés kiszervezése évek óta a vállalati folklór egyik fő témája. Bár egyre több cég használja sikeresen, a megérdemeltnél sokkal több a bizalmatlanság és félelem vele kapcsolatban. Tanulmányt végeztünk...

A személyi iratkezelés kiszervezése a személyi nyilvántartások területére szakosodott, minden személyügyi adminisztrációs feladat ellátásához megfelelő tapasztalattal, tudással és technikai eszközökkel rendelkező professzionális szolgáltató bevonása. A személyi iratok kezelésének kiszervezése javasolt olyan esetekben, amikor nem célszerű a személyi feladatokat a cég alkalmazottainak igénybevételével ellátni. A HR adminisztráció kiszervezésének 7 fő okát emeljük ki.

A „számvitel és adószámvitel kiszervezése” fogalma már nem divatos és titokzatos kifejezés az orosz vállalatok számára, mára szilárdan beépült a pénzügyi menedzsment hazai gyakorlatába. A pénzügyi igazgatóknak már nincs szükségük...

A kifizetések, valamint az adók és a kötelező levonások kiszámítása számos orosz és nemzetközi vállalat számára az egyik legösszetettebb számviteli és adószámviteli eljárás. A kifizetések minősége és időszerűsége, valamint a biztonság és a titoktartás...

Hogyan lehet kitalálni, hogy az alkalmazottak miért nem tudják elvégezni a munkájukat? Túlterheltek és további személyzetet igényelnek, vagy alulteljesítenek? Megfelelő folyamatoptimalizálással lehetséges a létszám csökkentése a munka hatékonyságának csökkentése nélkül.

Bármely menedzser folyamatosan szembesül a személyzet leterheltségének felmérésével. És ha nem nehéz egyes szakembereknek konkrét feladatokat, határidőket kitűzni a megoldásukra, értékelni az elvégzett munka mennyiségét. Például az újságírók díjakat kapnak egy bizonyos szövegkötetért vagy azok számáért. Elég nehéz lehet megérteni, hogy mi a többi alkalmazott munkájának hatékonysága.

Ezenkívül a vezetőknek gyakran meg kell indokolniuk a létszám növelését vagy csökkentését a vezérigazgató vagy a vállalat részvényesei előtt. Mik lehetnek azok a vizuális érvek, amelyek az alkalmazottak hiányára vagy túlkínálatára utalhatnak, és hogyan lehet kiszámítani az adott részleg optimális létszámát? Vizsgáljuk meg ezt a kérdést a számviteli munka példáján.

Egy osztály hatékonyságának felmérésének egyik eszköze a szabványosítás.

Először is próbáljuk meg kitalálni, hogy a számvitel lehet-e a szabványosítás tárgya. A számviteli folyamat nem egyedi, és több alapvető összetevőből áll, amelyekkel minden szabványos folyamat rendelkezik:

• előadóművészek;
• bejövő információk (azaz elsődleges dokumentáció);
• szabályok és előírások (számviteli szabályzat, Adótörvény);
• bevett gyakorlat;
• eredmény (jelentés).

Ha ismerjük a beérkező adatok mennyiségét és egy egységnyi adat feldolgozásához szükséges munkaórák számát, akkor ezeket a mutatókat összeszorozva standard munkaerőköltségeket kapunk. Összehasonlítva őket a valódikkal, megértheti, hogy szükség van-e a könyvelők számának növelésére vagy csökkentésére a vállalatnál.

Az egységnyi munkaeredmény eléréséhez szükséges munkaórák számát munkaerőköltség-standardoknak nevezzük. Az ilyen szabványok ténylegesek és optimálisak lehetnek. Előbbiek a vállalat méréskori aktuális helyzetét tükrözik, az utóbbiak az iparági átlaggal számolva mutatják meg, mire kell törekedni.

A munkaerőköltségek számítási módszerei

Számos fő módja van a vállalat munkaerőköltség-szabványainak kiszámításának:

• benchmarking;
• tényezőarányosítás;
• fénykép egy munkanapról;
• mikroelem-adagolás.

Tekintsük mindegyiket külön-külön, és összpontosítsunk a munkaintenzitás és a pontosság szempontjából legoptimálisabb módszerre.

Benchmarking egy értékelés és összehasonlítás arra vonatkozóan, hogy bizonyos folyamatokat hogyan hajtanak végre az Ön iparágának más vállalatai. Általában a piac legsikeresebb vállalatait veszik figyelembe, és minden iparágra saját szabványt számítanak ki. Az ilyen szabványok kiszámításához csak a piacvezetőkről kell kis mennyiségű információt gyűjteni, de az ilyen szabványok pontossága alacsony lesz, mivel nem veszik figyelembe az üzleti volument, az egyes vállalatok sajátosságait stb.

A munkanapi fotózás módszere abból áll, hogy egy auditor vagy HR munkatárs rögzíti a munkavállaló minden tevékenységét a teljes munkanap során, és méri a végrehajtás időtartamát. Ez a módszer nagyon munkaigényes és hatékonyabb a termelésben. Nem mindig alkalmas számviteli standardok kiszámítására.

A mikroelem-adagolás az egyik legpontosabb módszer a szabványok meghatározására. Ebben az esetben minden folyamatot elemi komponensekre bontunk, majd mérjük az ezeknek az elemeknek a teljesítésére fordított időt. De a pontosság előnyei ellenére ez a módszer sok munkát igényel.

A faktorális normalizálási módszer adja a legpontosabb eredményeket, és nem túl nehéz használni. Ebben az esetben a szükséges létszám kiszámításához figyelembe veszik a munkaerőköltségeket és a folyamat eredményét befolyásoló különféle tényezőket. Ennek érdekében az osztály tevékenységeit részekre osztják, amelyek mindegyikére becsülik a munkaerőköltségeket. Ezután az egyes folyamatok (feladatok) esetében azonosítják azokat a tényezőket, amelyek a legerősebben befolyásolják azok végrehajtásának időzítését és összetettségét. A kapott adatokat megszorozva standardokat kapunk.

A számviteli osztály tevékenységei a következő területekre oszthatók:

• készpénzes tranzakciók könyvelése;
• banki tranzakciókkal kapcsolatos elszámolások elszámolása;
• elszámoltatható személyekkel történő elszámolások elszámolása;
• beszállítókkal és vállalkozókkal történő elszámolások elszámolása;
• értékesítési könyvelés;
• menedzsment és vállalati jelentéskészítés;
• hosszú távú beruházások, tárgyi eszközök és immateriális javak elszámolása;
• készletnyilvántartás;
• pénzügyi befektetések könyvelése;
• finanszírozás és kölcsönök elszámolása;
• adóbevallás elkészítése;

A vállalatnak meg kell határoznia, hogy ezen területek közül melyiket szolgálja ki a számviteli osztály, majd meg kell becsülnie az egyes folyamatokhoz tartozó munkaerőköltségeket. Ebben az esetben figyelembe kell venni az érintett könyvelők képzettségi szintjét. A következő lépés a munkaerőköltségeket leginkább befolyásoló tényezők azonosítása. Például a bérszámfejtés esetében ezek a tényezők:

• az elhatárolások és levonások száma;
• helyközi települések száma;
• azon alkalmazottak száma, akikre vonatkozóan bérszámítást (bérlapokat) végeznek.

A beszállítókkal való elszámolások elszámolásánál a következő tényezőket vesszük figyelembe:

• számlák száma;
• a számlán szereplő cikkek átlagos száma.

Miután eldöntöttük a folyamatokat, a munkaerőköltségeket és a tényezőket, minden folyamathoz kiszámítjuk a könyvelők standard munkaerőköltségét. Például a bérszámfejtés szabványa a könyvelőnkénti havi bérlapok száma lesz. A beszállítókkal, vállalkozókkal való elszámolások elszámolásának standardja pedig a könyvelőnkénti óránkénti számlák száma lehet.

Példa

A cég nagykereskedelemmel foglalkozik. 100 embert foglalkoztat, és 50 beszállítója van, mindegyik havi 10-et szállít a 2 raktárába. A kifizetések minden szállítónak havonta 2 alkalommal történnek. A cégnek 1000 ügyfele van, akik átlagosan havonta 10 vásárlást hajtanak végre. Ugyanakkor a piackutatásból a következő szabványokat ismerjük:

• szabvány a beszállítókkal történő elszámolások elszámolására: 36 számla óránként könyvelőnként;
• szabvány az ügyfelekkel történő elszámolások elszámolására: 40 számla az ügyfeleknek óránként könyvelőnként;
• Banki tranzakciók elszámolásainak elszámolásának szabványa: könyvelőnként óránként 15 fizetési megbízás;
• Bérszámfejtés: havi 1500 bérlap könyvelőnként.

Hány könyvelőre van szüksége egy ilyen cégnek?

Szállítókkal való elszámolás elszámolása:

50 beszállító x 10 szállítás x 2 raktár = 1000 beszállítói számla havonta.

Teljesítmény:

36 × 21 nap × 8 óra = 6048 számla a szállítóktól havonta.

Szükséges források:

1000: 6048 = 0,17 könyvelő

Ügyfelekkel való elszámolás elszámolása:

1000 vásárló × 10 vásárlás = 10 000 vásárlói rendelés havonta

Teljesítmény:

40 × 21 × 8 = 6720 vásárlói számla havonta

Szükséges források:

10 000 ÷ 6720 = 1,48 könyvelő

Együttműködés a bankkal:

50 szállító × havi 2 alkalommal = 100 fizetési megbízás havonta

Teljesítmény:

15 × 21 × 8 = 2520 fizetési megbízás havonta

Szükséges források:

Szükséges erőforrás = 100 ÷ 1500 = 0,06 könyvelő

Összesen: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 könyvelő

Ezért egy ilyen cégnek csak két könyvelőre lesz szüksége.

A szabványosítási módszer egy adott szakemberre is alkalmazható a leterheltség mértékének meghatározására. Ha egy alkalmazottnak túl sok feladata van, akkor ezek egy részét el kell távolítani, és lehetőség szerint át kell osztani a többi alkalmazott között, vagy további embereket kell felvenni erre a munkára. Ha az összes számítás után kiderül, hogy az alkalmazottak nincsenek teljesen leterhelve, akkor alkalmazhatja őket néhány új munkaterületen, vagy csökkentheti a létszámot, és a teljes terhelést egyenletesen eloszthatja a fennmaradó alkalmazottak között. Egy másik lehetőség az idővel egyenlőtlenül elosztott feladatok kiszervezése. Ebben az esetben csak a tényleges munkamennyiséget kell fizetnie, és nem kell eltartania olyan alkalmazottat, akinek a szolgáltatásaira nincs szüksége a hét mind az öt napján.

A dolgozók munkájának hatékonyabbá tétele érdekében beállíthat számukra bizonyos teljesítménymutatókat (ún. KPI-ket), amelyek elérése befolyásolja a bónusz nagyságát. A hatékonysági mutatók segítenek figyelembe venni az alkalmazottak eltérő hatékonyságát, mivel ugyanazzal a fizetéssel és azonos pozícióval az emberek különböző bónuszokat kapnak, amelyek közvetlenül függenek munkájuk minőségétől.

A KPI-mutatók kiválasztása a pozíciótól függ, és a vállalat vagy részleg vezetése határozza meg. A könyvelésnél ez lehet a tranzakciókban és a jelentésekben előforduló hibák száma, a határidők betartása stb. Szinte bármilyen pozícióra beállíthat KPI-t, amely mérhető és számítható, és amely befolyásolja a munka összesített eredményét.

Egy vállalkozás létszáma azon személyek száma, akik képesek biztosítani a vállalat normális működését és jövedelmezőségét. Az üzletfejlesztés különböző szakaszaiban eltérő számú személyzetre lehet szükség. Nem szabad megfeledkezni a sajátosságokról sem, amelyek nemcsak a létszám, hanem a köztük lévő arányos megoszlás kialakításában is fontos szerepet játszanak. És akkor röviden arról, hogy mik a szabványok a dolgozók, vezetők, szakemberek és alkalmazottak számára.

A számviteli szolgáltatás alkalmazottainak standard létszáma

Először is meg kell jegyezni, hogy most minden vállalkozásnak joga van önállóan szakembergárdát képezni, igényeitől függően, anélkül, hogy bármilyen előírást vagy ajánlást betartana. Ez alól kivételt képeznek a szövetségi és regionális költségvetésből finanszírozott, ennek megfelelően pénzügyi korlátokkal rendelkező költségvetési intézmények.

Ha a számviteli szolgáltatásról beszélünk, akkor a számviteli dolgozók számára léteznek ágazatközi időszabványok, ahol szabványokat írnak elő az egyes számviteli munkák elvégzésére, figyelembe véve a számviteli területet. Ez a dokumentum 9 részből áll, amelyek mindegyike a tárgyi eszközök, bérek stb. elszámolására vonatkozik, egészen a beszámolási dokumentáció elkészítéséig. Ezen szabványok ismeretében és figyelembevételével kiszámíthatja a szükséges könyvelők számát.

Használhatja a következő képletet:

H szabvány = (TZo/Fr)*Kn,

H standard a számviteli alkalmazottak száma, amelyet ki kell számítani;

A műszaki specifikációk általában azok az időráfordítások, amelyek a számviteli szolgálat által végzett teljes munkamennyiséghez szükségesek;

FR egy alkalmazott munkaidő-alapja;

Kn a létszámtáblázatban tervezett hiányzási arány az egyes alkalmazottakra vonatkozóan.

Ha a műszaki előírásokról, a munka elvégzéséhez szükséges időről beszélünk, akkor két lehetőség van:

1. A könyvelők standard számának kiszámításakor használja azokat a munkaerőköltség-szabványokat, amelyek minden munkatípushoz dokumentáltak;
2. Ne használjon megállapított szabványokat a munkaerőköltségekre, hanem határozza meg azokat saját maga a munkanap fényképezésével, majd határozza meg az alkalmazottak standard számát.

Mindkét lehetőségnek megvan a helye, mivel a vállalati munka különböző szakaszaiban használhatók. Tehát, ha egy cég még csak most kezdi a tevékenységét, és még nem lehet lefényképezni a munkavállaló munkanapját a teljes számlázási időszakban, akkor az előírt szabványokat kell alkalmazni. Ha a szervezet már működik, és szükség van a személyzet optimalizálására, akkor a második lehetőséget alkalmazzák.

Valami ilyesmi történik: elemzik az alkalmazottak számával és bérével kapcsolatos információkat, például azt, hogy egy könyvelőnek mennyi időre van szüksége egy alkalmazott bérének kiszámításához. Ezt az időt megszorozzuk a foglalkoztatottak számával, majd az elvégzett munka gyakoriságával. Például 1 munkavállaló esetében 10 percet vesz igénybe a bérszámfejtés, ami azt jelenti, hogy 10 fő esetén a munkaerőköltség 100 perc. A bérek kiszámítása havonta kétszer történik: előleg és egyenleg kifizetése, vagyis havonta 200 percre van szüksége egy könyvelőnek, egy évre ez az idő 2400 perc vagy 40 óra, illetve 5 munkanap ötnapos munkahét mellett.

Így minden könyvelő által végzett munkatípushoz ki lehet számítani a munkaerőköltségeket. Emlékeztetünk arra, hogy az időt is iparágközi szabványok határozzák meg (ez mindig pontosítható).

A fő feladat a munkaerőköltségek meghatározása után egy alkalmazott munkaidő-alapjának meghatározása, azaz Fr. Ehhez meg kell határozni egy ilyen munkavállaló munkarendjét, meg kell határozni a szabadságának időtartamát, valamint a munkarendjét. Ezután a gyártási naptár figyelembevételével végezzen ilyen számítást, nem veszi figyelembe a hétvégéket és az ünnepeket.

Az utolsó dolog, amit meg kell tenni az ilyen típusú személyzet standard létszámának kiszámításakor, a könyv meghatározása. Kiszámítása a következő képlettel történik:

Kn = 1+Vr/(Fs*Chsr), ahol:

Az idő az az idő, ameddig egy alkalmazott vagy alkalmazottak csoportja nem dolgozott előre nem tervezetten a szervezetben. Kiszámítható mind az összes kategória alapján, mind csak a számviteli osztály figyelembevételével;

Fs – munkaidő-alap, amelyet egy alkalmazottra terveznek;

Chsr – átlagos alkalmazotti létszám a számítási időszakban.

Meg kell jegyezni, hogy nem mindig lehet kiszámítani egy ilyen együtthatót, mivel a munka kezdeti szakaszában nem mindig lehet reálisan megbecsülni a személyzet hiányzásainak számát. Ekkor ez az együttható automatikusan 0-val egyenlő. Ha minden adat ismert, akkor kiszámítható a számviteli alkalmazottak standard létszáma.

Emlékezzünk vissza, hogy ha a szervezet költségvetési jellegű, akkor mind a munkaidőre, mind az ágazatközi létszámszabványokat alkalmazzák.

Más személyzeti kategóriák számára

Gyakran találkozhat azzal a kérdéssel, hogy hány főnek kell lennie a munkavédelmi szolgálatban. Meg kell jegyezni, hogy ez lehet egyéni is, vagy iparágközi szabványok is alkalmazhatók a biztonsági személyzet létszámára vonatkozóan. Ezenkívül az ilyen szabványok minden egyes iparágban egyediek, és magának az iparágnak az irányától és hatókörétől függenek, stb.

E dokumentum szerint azokban a vállalkozásokban, amelyek létszáma nem haladja meg a 700 főt, nem lehet külön biztonsági szolgálatot létrehozni, hanem az ilyen feladatok ellátásának funkcióit egy szakemberre bízhatják. De feltéve, hogy a cégnek nincsenek veszélyes és nehéz munkakörülményei. Ha az alkalmazottak száma meghaladja a meghatározott 700 főt, akkor törvény szerint külön iroda vagy munkavédelmi osztály létrehozása szükséges. Ha iroda jön létre, akkor egy ilyen egység létszáma 3-5 egységen belül legyen, osztály létrehozása esetén pedig legalább 6 fő.

Így vannak bizonyos szabványok és szabályok, amelyek szabályozzák az egyes vállalatok személyzetét, bár a modern körülmények között mindig optimalizálják a létszámot a szervezet nyereségének maximalizálása és a költségek minimalizálása érdekében. A vezetők számának optimalizálása érdekében nem a dokumentumban meghatározott szabványt kell használni, hanem azt, amely segít a maximális profit elérésében. Most trend van a világban: a termelés optimalizálás miatt csökken a munkaerő, a menedzsment technikák bővülése miatt pedig nő a vezetők száma.