Vsebina in oblika vašega pisma bosta v veliki meri odvisni od narave, namena pisma in osebe, na katero je naslovljeno. Najbolj jasna je razlika med poslovno in osebno korespondenco. Struktura teh pisem je približno enaka, vendar imajo poslovna pisma jasne zahteve, ki jih ni mogoče kršiti. Zato bomo podrobno preučili pravila pisanja formalnih poslovnih pisem v angleščini, ki pošiljatelju predstavljajo največjo težavo.

Že dolgo je bilo poslovno pisanje bistveno orodje v podjetniških in komercialnih dejavnostih. Poslovno pismo je danes sredstvo za izmenjavo informacij v obliki uradnega dokumenta, ki lahko vsebuje ponudbo, potrdilo, navodilo, zahtevek, čestitko ... in s tem tudi odgovore nanje.

Učenje pisanja pisem v angleščini Pri pisanju uradnih pisem morate upoštevati dejstvo, da se poslovna korespondenca zelo razlikuje od osebne korespondence. Obstajajo določeni in nespremenljivi kanoni pisanja poslovnih pisem, katerih skladnost je obvezna. Poslovna pisma morajo biti brezhibna v vseh pogledih. Že najmanjše neupoštevanje pravil ga lahko razveljavi.

Poslovno pismo ima jasno strukturo, pa tudi določen nabor podrobnosti. Zanj so značilne lastnosti, kot so jasnost, jedrnatost, logična doslednost, formalnost, nevtralnost, popolnost, standardiziranost in pomanjkanje čustvenih prizvokov. Ni pogovornih, slengovskih izrazov, modalnih glagolov, medmetov, imen s priponami subjektivne ocene. Uradno-poslovni jezik zagotavlja objektiven odnos do predstavljenih dejstev, odvzame čustvenost in subjektivnost ter odraža logično zaporedje besedila. Pomenska natančnost je tudi eden najpomembnejših pogojev pri pisanju poslovnega pisma.

V uradni poslovni korespondenci se uporablja veliko različnih govornih klišejev, ki preprečujejo dvoumnost v besedilu. Nabor standardnih klišejskih fraz je nastal kot rezultat dolgoletne prakse poslovne korespondence. Pomagajo bolj natančno in jedrnato izraziti misli. Takšne konstrukcije močno olajšajo in pospešijo pisanje pisma, saj vam ni treba izgubljati časa z izbiro pravilnega besedila, ki ustreza situaciji. Če imate na voljo nabor že pripravljenih fraz - klišejev, lahko brez večjih težav sestavite poslovno pismo po analogiji.

Struktura pisma v angleščini

Vzorčna struktura črke bi lahko izgledala takole:

1. naslov pošiljatelja;
2. datum (datum);
3. Naslov prejemnika (notranji naslov);
4. pozdrav;
5. Začetni stavek;
6. Telo pisma;
7. Zaključni stavek;
8. Končni vljudni stavek (brezplačno zapiranje);
9. Podpis pošiljatelja (podpis);
10. Vloga (priloga).

Oglejmo si vsako točko podrobneje.

1. Naslov pošiljatelja običajno napisano v zgornjem desnem kotu. V zgornjem levem kotu je možno napisati naslov. Zaporedje pisanja naslova je zelo pomembno. Najprej morate navesti hišno številko z imenom ulice, ločeno z vejico, številko stanovanja. Naslednja vrstica prikazuje mesto in poštno številko, naslednja pa državo.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
Anglija
5 Nelson Street, apt. 5
Chicago 19.200
ZDA

2. Datum je naveden spodaj, takoj za naslovom. Za naslovom ni pike. Obstaja več možnosti oblikovanja:

3. Naslov prejemnika (notranji naslov) napisano v enakem zaporedju kot naslovi pošiljatelja, vendar nižje na levi strani.

4. Obrazec pozdrava bo odvisno od tega, kako dobro poznate osebo, ki jo nagovarjate, in seveda od spola.

Za tujce se uporabljajo naslednji izrazi:
(Spoštovani) gospod, - (spoštovani) gospod/g.
(Spoštovana) gospa, - (spoštovana) gospa/gospa,
Gospodje, - Gospodje,

Ljudem, ki jih ne poznate dobro:
Spoštovani g. Winter, -Dragi gospod/gospod Winter,
Draga gospodična Winter, - Draga gospa / gospodična Winter, (v zvezi z neporočeno žensko)
Spoštovana ga. Winter, - Draga gospa/gospa Winter, (v zvezi s poročeno žensko)

V poluradni korespondenci lahko najdete obrazce, kot so:
Spoštovani kolega, - Spoštovani kolega,
Spoštovani urednik, - Spoštovani urednik,
Dragi bralec, - Dragi bralec,

Naslov je zapisan na levi strani pod naslovom prejemnika in sledi vejica.

5. Začetni stavek To je nekakšen uvodni stavek:
Pišemo vam z namenom poizvedbe o - (Prosimo vas, da nas obvestite o ... \Zanimajo nas informacije o ...).
Zanima nas ... in bi radi vedeli ... - (Zanima nas ... in bi radi vedeli ...).
Potrjujemo prejem vašega pisma z dne (datum)… - (Potrjujemo prejem vašega pisma od…).

6. Telo pisma mora biti sestavljen v logičnem zaporedju. Glavno besedilo je praviloma razdeljeno na več odstavkov. V prvem odstavku mora biti naveden namen ali razlogi za vaše pismo.

Radi bi poudarili, da... - Radi bi vas opozorili na...
Pišem, da vas obvestim, da ... -Pišem, da poročam o ...
Lahko vam potrdimo... - Lahko potrdimo...
Z veseljem vam sporočam, da... -Z veseljem vas obveščamo o...
Žal vas moramo obvestiti, da... -Žal vas moramo obvestiti o...

V drugem odstavku lahko navedete podrobnosti in dejstva, pomembna za obravnavano situacijo. Lahko postavite vprašanja, ki vas zanimajo, ali podate svojo oceno problematike, o kateri razpravljate.
Malo sem negotov glede... -Malo sem negotov glede...
Ne razumem popolnoma, kaj ... -Ne razumem popolnoma ...
Ali lahko razložite ... - Ali lahko razložite ...
Bojim se, da... -Bojim se, da...
Obveščamo vas tudi... -Obveščamo vas tudi o...
V zvezi z vašim vprašanjem o ... -V zvezi z vašim vprašanjem o ...
V odgovor na vaše vprašanje (povpraševanje) o ... - V odgovor na vaše vprašanje o ...
Sprašujem se tudi, ali ... -Tudi mene zanima ...

V tretjem odstavku lahko napišete želje, predloge, predlagane ukrepe za sodelovanje v prihodnosti.
Ali bi lahko ... - Ali bi lahko ...
Hvaležen bi bil, če bi lahko ... - Hvaležen bi bil, če bi ...
Rad bi prejel… - Rad bi prejel…
Prosim, ali mi lahko pošljete... - Ali mi lahko pošljete...

V četrtem odstavku morate napisati vrhunec.
Z veseljem bi ... - Z veseljem ...
Z veseljem bi ... - Z veseljem bi ...
Z veseljem bi ... - Z veseljem ...

7. Zaključni stavek mora vsebovati hvaležnost za pozornost, ki vam je bila namenjena, in namen nadaljevanja dopisovanja.

Veselim se ... - Veselim se
se kmalu slišiva - kdaj se spet slišiva
srečanje z vami naslednji torek - srečanje z vami naslednji torek
se vidimo naslednji četrtek -se vidimo v četrtek
Prosimo, potrdite prejem - (prosimo, potrdite prejem)
Prosimo, ne oklevajte \ vas prosimo, da nas kontaktirate, če potrebujete dodatne informacije - (Prosimo, ne oklevajte in nas kontaktirajte za dodatne informacije)

8. Brezplačno zapiranje, kot tudi naslov, je odvisno od osebe, ki ji pišete pismo.

Za osebo, ki jo poznate, je stavek: S spoštovanjem,
Za neznanca: S spoštovanjem,

9. Podpis pošiljatelja pod zadnjo vljudno frazo. Pod podpisom morate navesti svoje ime in po potrebi funkcijo, ki jo zasedate.

10. Vloge (priloga) so priloženi na koncu pisma. To je v glavnem besedilu označeno z oznako "Enc."

Da bi si okvirno predstavljali, kako naj bi poslovno pismo na splošno izgledalo, vam podajamo primer.

Vzorec pisma v angleščini:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
Anglija
Tel 0186 546 633
Faks 0186 56 556

Vladimir Gross
5 Nelson Street, apt. 5
Chicago 19.200

V sodobnem svetu elektronska pošta ni več tako priljubljena za osebno dopisovanje - to nišo so zasedla družbena omrežja in hitri messengerji. Vendar se še vedno pogosto uporablja za poslovno komunikacijo in se ne bo umaknil. Iz tega članka boste izvedeli glavne značilnosti vodenja poslovne korespondence v angleščini, iz katerih elementov je sestavljeno e-poštno sporočilo in čemu se morate izogibati v poslovni komunikaciji.

Dve vrsti poslovne korespondence v angleškem jeziku

Kdo mora znati pisati poslovna pisma v angleščini? Praviloma ljudje, ki ga potrebujejo za delo. Recimo, da se zaposlite v določenem podjetju, vaše obveznosti vključujejo dopisovanje v angleščini o različnih delovnih vprašanjih. Vsa poslovna pisma lahko razdelimo v dve veliki kategoriji:

1. Pisma v prosti obliki.
2. Predloge pisem: vloge, poročila itd.

Po mojem mnenju se je smiselno naučiti pisati pisma v prosti obliki, šablonske črke pa se lažje naučiš med delom, saj so povsod različne in preprosto nima smisla, da bi se poskušal naučiti vseh šablon. Vsako podjetje ima praviloma določeno "ustaljeno" predstavo o tem, kako napisati različne aplikacije-poročila, celo čestitke, in v 90% primerov obstaja preprosto niz pripravljenih obrazcev v formatu doc ​​ali xls. , v katerega morate vnesti le številke in priimke.

Kaj je sestavljeno iz e-pošte v angleščini?

Pošiljatelj pisma v angleščini pošiljatelj, prejemnik – prejemnik tehnično je e-poštno sporočilo sestavljeno iz več elementov:

• Predmet– predmet pisma. Napisano je kratko in jasno, na primer: Potrditev plačila - Potrditev plačila. Če je vsebina pisma vezana na datum, ga poskušajo vključiti tudi v zadevo: poslovilna zabava 21. aprila - poslovilna zabava 12. aprila.
• Telo– telo pisma, torej vsebina, samo besedilo. Oglejmo si ga podrobneje spodaj.
• Priloga– priloga, priložena datoteka. Ne prilagajte težkih datotek.
• CC- kopijo dopisa. Če v polje »CC« dodate naslov, bo sporočilo prejel tudi ta prejemnik.
• BCC– skrita kopija. Prejemnik, dodan v polje »BCC«, bo prejel sporočilo, drugi prejemniki pa zanj ne bodo vedeli.

Mimogrede, CC stoji za kopija- tipkana kopija. Na pisalnih strojih, če je bilo potrebno izdelati dva enaka dokumenta, so pod glavnim listom postavili karbonski papir in drugi list. Rezultat sta bila dva enaka dokumenta. Karbonska kopija se je imenovala karbonska kopija.

Okrajšavi "CC" in "BCC" sta pozdravljeni iz obdobja pisalnih strojev

BCC stoji za slepa kopija. Na pisalnih strojih je bilo včasih treba izdelati dva enaka dokumenta, vendar za različna prejemnika. V tem primeru je bil dokument narejen v celoti kot kopija, polje z imenom prejemnika pa je ostalo prazno. Izpolnjen je bil na vsakem izvodu posebej. Takšna kopija brez imena se je imenovala slepa kopija, dobesedno »slepa tipkana kopija«.

Kako prebrati e-poštni naslov na glas v angleščini?

Pomembna točka, ki je včasih spregledana. Včasih morate ustno narekovati e-pošto, na primer po telefonu. Tukaj morate vedeti:

• Simbol ' @’ se bere kot pri, pod nobenim pogojem pes!
• Pokliče se pika v elektronskem naslovu pika, ne pika, pika oz obdobje(preberite o razliki med temi besedami).
• Simbol ‘-‘ se bere kot pomišljaj, včasih se ne imenujejo čisto pravilno pomišljaj(pomišljaj je pomišljaj, torej daljša različica vezaja).
• Simbol ' _’ se bere kot podčrtaj, manj pogosto: understrike, nizka pomišljaj, nizka črta.

[e-pošta zaščitena]– podpora na hotmail dot com

[e-pošta zaščitena]– pomagajte me vezati pri gmail dot com (gmail se bere kot »gmail«, ne »gmail«)

Kot lahko vidite, se besede v naslovih berejo preprosto kot besede in ne črkovane, kot je to v primeru imen in priimkov. Če pa e-poštno sporočilo vsebuje , ali nerazumljive nize črk, je bolje, da jih preberete črko za črko:

[e-pošta zaščitena]– a l y o n u s h k a pri nomail dot net

Mislim, da če berete članek o poslovni korespondenci, zagotovo veste :)

Znane domenske cone com, net, org se berejo kot beseda, ne kot črke. Manj znane, kot je ru, se običajno pišejo.

[e-pošta zaščitena]– primer naslova s ​​podčrtajem pri pošti pika r u

Sestava besedila elektronske pošte v angleščini

E-pošta je daljša od »besedila« (kot se na splošno imenujejo sporočila SMS in sporočila v hitrih sporočilih; sam proces dopisovanja je pošiljanje sporočil) in vsebuje tradicionalna sporočila, vendar ne bi smeli premlevati, izrazite svoje misli bolj jasno.

Osnovni elementi elektronske pošte:

• lep pozdrav– lahko vključuje klicanje naslovnika po imenu, če je znan.
• Uvod– če prejemnika pisma ne poznate, se na kratko predstavite.
• Namen sporočila– preidite na bistvo in pojasnite, zakaj kontaktirate.
• Podrobnosti– če je treba, navedite pomembne podrobnosti. Če je namigovano, da bi moral prejemnik pisma po branju nekaj storiti (slediti navodilom, poklicati nekoga, odgovoriti, posredovati pismo ipd.), o tem pišite vljudno, a nedvoumno.
• Podpis– pismo se tradicionalno konča z nekakšno poslovilno formulo vljudnosti, vašim imenom, priimkom, včasih z navedbo vašega delovnega mesta, naslova in telefonske številke, če je primerno.

Oglejmo si podrobneje pozdrav in podpis – napisana sta formulatično.

Možnosti za pozdrav v e-pošti v angleščini

Najpogosteje preprosto napišejo "Pozdravljeni + ime":

Bolj formalno:

"Dragi" ni "dragi", kot pri naslavljanju moža ali žene, ampak analog našega "spoštovani". Upoštevajte, da za "zdravo" ali "dragi" ni vejice. Če naslovnik ni znan, na primer pišete na določeno »kadrovsko službo«, lahko preprosto naslovite »Pozdravljeni«, »Spoštovani kolegi« (če so to sodelavci), »Spoštovani« (skupina sodelavcev), "Dragi kadrovski oddelek".

Obstajajo tudi splošno sprejeti pozivi neznanemu moškemu ali ženski: Spoštovani gospod, Spoštovana gospa ali Spoštovani gospod ali gospa (če ne poznate gospoda ali gospe), To Whom It May Concern (vsem, ki bi lahko bili zaskrbljeni). Prvi dve sta nezaželeni, saj lahko slučajno stopite v stik z nekom napačnega spola; druga dva se uporabljata, vendar veljata za nekoliko staromodna, zelo formalna. Če je mogoče, jih je bolje nasloviti po imenu (Draga Margaret) ali oddelku/oddelku (Dragi marketinški oddelek).

Pogosto se uporablja za ime brez "pozdravne besede", samo "James". Tako pišejo znanim sodelavcem (osebi za sosednjo mizo) ali ko to ni prvo pismo v dopisovanju in se nima smisla vsakič pozdraviti.

Kako končati e-pošto

Pismo lahko izpolnite tako, da preprosto napišete svoje ime ali ime in priimek, običajno pa je pred tem dodana kakšna vljudna želja. Najbolj priljubljeni:

• Lep pozdrav! (ali samo "Lep pozdrav!") – Lep pozdrav!
• Lep pozdrav! - enako.
• Najboljše želje / Tople želje – spet ista stvar.

Nekateri priročniki omenjajo tudi »S spoštovanjem« ali »Zvesto vaš« (s spoštovanjem), osebno pa takšnih podpisov skorajda nisem videl, od tujcev pa sem slišal, da te formulacije zvenijo ne le smešno, ampak zelo staromodno. Pravzaprav, kot "s spoštovanjem" v ruščini. Vendar pa pogosto na koncu poslovnega pisma preprosto napišejo "s spoštovanjem".

Uporabne fraze za poslovno korespondenco v angleščini

Poleg vzorčnih pozdravov in slovesa obstaja še več stavkov, ki jih je mogoče uporabiti v korespondenci.

• Upam, da ti gre dobro- "Upam, da si v redu". Preprost, čeprav utečen način za začetek pisma. Pisni analog fraze "Kako si?" Več uradne različice: Upam, da te to e-poštno sporočilo dobro najde.
• Samo želel sem vas obvestiti o ... –»Samo to sem hotel dodati ...« Dober način za zagotavljanje dodatnih informacij o nečem, kar prejemnik že ve.
• Samo povedat sem ti želel, da ...- “Želel sem vas samo obvestiti, da...” Podobno kot prejšnji: dopolnjujemo že znane podatke. Lahko se uporablja tudi kot univerzalni uvod v kratko sporočilo o nekaterih pomembnih dejstvih in podrobnostih.
• Prosim za obveščanje/svetovanje– "prosimo, upoštevajte."
• FYI– okrajšava od Za vašo informacijo, kar lahko v grobem prevedemo tudi kot »upoštevajte«. Okrajšave je primerno uporabljati med sodelavci pri komuniciranju o rutinskih delovnih vprašanjih. Bolje je, da ne pišete tako neznancu ali stranki.
• Najdete (glejte) priloženo- dobesedno "najdi v prilogi" (zato seveda nihče ne govori rusko). To vam pove, da ima e-poštno sporočilo priponko. Na primer: Poročilo je priloženo – poročilo je priloženo.
• Za prihodnje podrobnosti– »podrobneje«, »za podrobnejše informacije«. Primerno je na koncu pisma s povezavo do kontaktne osebe: Za prihodnje podrobnosti se obrnite na mojo pomočnico – Za podrobnejše informacije se obrnite na mojo pomočnico.
• Veselim se vašega odgovora/slišanja- "Veselim se (nestrpno) vašega odgovora." Vljuden način, da jim sporočite, da bi bilo dobro odgovoriti na vaše pismo.
• Hvala za vaš čas –"Hvala za vaš čas." Univerzalna formula, ki bi jo bilo primerno postaviti pred podpis.

Vzorec poslovnega pisma v angleščini

Tukaj je nekaj primerov pisem, napisanih z različnimi stopnjami formalnosti. V elektronskem sporočilu bom prejemnika obvestil, da je sestanek v petek prestavljen iz 9.00 na 10.30. Vrstica z zadevo za vsa e-poštna sporočila bo enaka: Čas sestanka spremenjen na 10.30.

1. Zelo uradno.

Spoštovani g. Jefferson

Upam, da te to e-poštno sporočilo dobro najde. To je Sergey Nim iz podjetja Roga and Kopyta Inc. Želel sem vas obvestiti o sestanku, ki ga imamo v torek. Zaradi vremenskih razmer je bil prestavljen z 9.00 ure. do 10.30 ure

Bi bili tako prijazni, da mi sporočite, če se ga boste lahko udeležili? Sprejmite moje opravičilo za nevšečnosti.

S spoštovanjem,

Sergej Nim

Roga in Kopyta Inc.

To pismo formalizira:

• Pritožba Spoštovani g. Jefferson.
• Fraza Upam, da te to e-poštno sporočilo dobro najde– bolj formalna različica fraze Upam, da ti gre dobro.
• Promet bi bili tako prijazni – Bi bili tako prijazni?
• Opravičilo Sprejmite moje opravičilo – prosim sprejmi moje opravičilo.
• S spoštovanjem na koncu pisma ime podjetja.

2. Manj formalno.

Pozdravljeni Alex,

To je Sergej iz podjetja Roga and Kopyta Inc. Želel sem vas obvestiti o sestanku, ki ga imamo v torek. Zaradi vremenskih razmer je srečanje prestavljeno z 9.00 ure. do 10.30 ure

Prosim, sporočite mi, če se ga boste lahko udeležili. Oprostite za nevšečnosti.

Lep pozdrav,

Formalnost je zmanjšana zaradi:

• Preprostejše klicanje, klicanje po imenu.
• oprosti namesto "sprejmi moje opravičilo".
• Manj slovesen zaključek pisma: lep pozdrav.

Večina poslovnih pisem je napisanih v tem tonu. Pravzaprav nihče več ne potrebuje srednjeveških formul vljudnosti.

3. Neuradno, vendar v mejah spodobnosti poslovne korespondence, na primer znanemu sodelavcu.

Želel sem vas samo obvestiti, da se je petkov sestanek prestavil na 10.30. m. Res mi je žal za to. Wse ga boste lahko udeležili?

Kratko in jedrnato. Kolegi, ki jih vsak dan vidite v službi, ne vprašajo nujno, kako jim gre, vsakič, ko pišete.

Na koncu bom podal nekaj splošnih nasvetov, ki ne spadajo v nobeno od zgornjih točk.

1. V zadevi navedite bistvo pisma.

Tema naj bo izjemno informativna in hkrati kratka. Oseba pride v pisarno, odpre Outlook in vidi 20 e-poštnih sporočil. Teme hitro "preleti" z očmi - že v tej fazi bi mu moralo biti jasno, zakaj ste mu pisali. Zelo slaba ideja je pisati teme o ničemer: "Prosim, preberite", "Pomembno", "Živjo". Natančneje napišite: »Odobritev rezervacije«, »Let prestavljen na 12.00«, »Orientacija ob 9.00 v torek«, »Urnik za maj«.

2. Bodite vljudni.

V poslovni komunikaciji je vljudnost nujna. Pomembno je upoštevati bonton, pisati "hvala" in "prosim", sicer boste, če ne pokvarili svojih odnosov z ljudmi, jih naredili nekoliko bolj napete. V poslovnem svetu je dovolj napetosti, več jih ni potrebno.

Upoštevajte tudi, da se v angleščini nujno razpoloženje brez "prosim" v mnogih primerih lahko obravnava kot ukaz, zlasti v pisni obliki, kjer se za razliko od govorjenega jezika intonacija ne odraža.

• Pošlji mi letno poročilo. – Pošlji mi letno poročilo (naročilo).
• Prosim, pošljite mi letno poročilo. – Prosim, pošljite mi letno poročilo (zahteva).

Ko nekaj prosite, ponudite ali naročite (in to je vsebina 90% pisem), je običajno, da to storite v mejah spodobnosti, brez despotskega ukazovalnega tona.

3. Izogibajte se dvoumnosti, bodite natančni.

V poslovnem dopisovanju ni prostora za duhovitost in sarkazem, še posebej, če gre za komunikacijo med ljudmi iz različnih držav. Poslovni jezik je izredno sterilen, saj so lahko vse vrste šaljivih šal napačno razumljene. Prav tako ne hodite dolgo naokoli; jasno in natančno povejte bistvo sporočila.

4. Pišite kratko in preprosto. Ne bodi pameten!

Poskusite se izogibati dolgim ​​stavkom in zapletenim besedam. Pišite s preprostimi besedami brez zapletenih stavkov z desetinami podrejenih stavkov. Bolj zapleteno kot pišete, večja je verjetnost, da boste naredili napake in zmedli prejemnika.

Ne poskušajte pokazati, da poznate »pametne« besede in fraze. To ni za nobeno rabo. Če kup pametnih besed uporabiš pravilno, bo zvenelo nekako arogantno, če jih uporabiš napačno, bo smešno.

5. Po potrebi strukturirajte pismo.

Na primer, morate začrtati seznam želja za oblikovanje poročne dvorane. Zapišite jih na seznam, namesto da jih združite v en odstavek. Uporabite oštevilčen seznam ali točke (pike).

6. Bralcu jasno povejte, kaj želite od njega.

Včasih obstajajo pisma, po branju katerih ne morete razumeti, ali želijo nekaj dejanj od vas ali vas samo obvestijo? Če se od bralca pričakuje, da se bo odzval, posredoval pismo, vstal in šel nekam ipd., poskrbite, da bo v pismu (na začetku, na koncu, na začetku in na koncu) jasno navedeno, kaj je treba narediti. .

7. Preverite pismo pred pošiljanjem.

Ko napišete sporočilo, ga ponovno preberite. Prepričajte se, da je pismo napisano vljudno, brez dvoumnosti in da je njegovo bistvo jasno jasno. Nič hudega, če je besedilo nepopolno in dvomite o vejici. Tudi materni govorci (kot v ruščini) lahko zelo redko pišejo v angleščini s 100-odstotno pismenostjo, vendar poskušajte ne delati vsaj očitnih napak in tipkarskih napak.

8. Učite se od svojih sodelavcev, preberite korespondenco v podjetju.

Ta nasvet je za tiste, ki za delo potrebujejo spretnosti poslovnega pisanja. Različna podjetja imajo lahko svoje lokalne posebnosti glede korespondence. Na primer, ponekod velja za slabo maniro, če nekoga naslavljate po imenu, drugje pa se bodo smejali, če boste namesto »Živjo Paul« napisali »Dragi Paul«. Vprašajte svoje sodelavce, kaj in kako počnete, preberite njihovo dnevno korespondenco - to deluje bolje kot kateri koli učbenik poslovne angleščine.

• Spoštovani g. Rjava
  Spoštovani gospod Brown
• Spoštovana ga. Bela
  Spoštovana gospa White
• Spoštovani gospod/gospa
  Spoštovani

Začetek

• Pišemo
  Pišemo
  – da vas obvestim, da...
  da to veš
  – za potrditev...
  za potrditev
  – zahtevati...
  kaj vprašati
  – povprašati o…
  izvedeti o
• Na vas se obračam iz naslednjega razloga...
  Na vas se obračam iz naslednjega razloga
• Pred kratkim sem bral/slišal o ….. in bi rad vedel ….
  Pred kratkim sem bral/slišal o ..... in bi rad vedel ...
• Ko sem videl vaš oglas v …, bi rad …
  Ko sem videl vaš oglas v ..... bi rad ...
• Zanima me (pridobitev/prejem) …
  Zanima me (prejem/prenos)
• Vaš naslov sem prejel od —– in bi rad …
  Vaš naslov sem prejel od... in rad bi….

Sklicevanje na prejšnji stik

• Hvala za vaše pismo z dne 15. marca.
  Hvala za vaše pismo z dne 15. marca
• Hvala, ker ste nas kontaktirali.
  Hvala, ker ste nas kontaktirali
• Kot odgovor na vašo zahtevo, …
  Kot odgovor na vašo zahtevo ...
• Hvala za vaše pismo o...
  Hvala za vaše pismo v zvezi z...
• Glede na naš včerajšnji telefonski pogovor ...
  V zvezi z najinim včerajšnjim telefonskim pogovorom
• Po našem srečanju prejšnji teden …
  Poleg našega srečanja prejšnji teden
• Bilo mi je v veselje srečati vas v Londonu prejšnji mesec.
  Lepo te je bilo srečati prejšnji mesec v Londonu
• Užival sem ob kosilu s tabo prejšnji teden v Tokiu.
  V veselje mi je bilo kositi z vami prejšnji teden v Tokiu
• Rad bi le potrdil glavne točke, o katerih smo razpravljali v torek.
  Želel sem le ponoviti glavne točke, o katerih smo razpravljali v torek

Izdelava zahteve

• Hvaležni bi bili, če bi…
  Hvaležni vam bomo, če
• Hvaležen bi bil, če bi lahko…
  Bil bi vam hvaležen, če...
• Ali mi lahko prosim pošljete …
  Ali mi lahko prosim pošljete
• Ali nam lahko poveste / sporočite ...
  Nam lahko poveste/nam sporočite
• Poleg tega bi rad prejel…
  Poleg tega bi rad prejel...
• Koristno bi bilo, če bi nam poslali...
  Koristno bi bilo, če bi nam ga poslali
• Zanima me (pridobitev/prejem) …
  Zanima me (prejem/prenos)
• Cenil bi vašo takojšnjo pozornost tej zadevi.
  Cenil bi vašo takojšnjo pozornost tej zadevi.
• Sporočite mi, kakšen ukrep nameravate sprejeti.
  Sporočite mi, kaj nameravate ukrepati

Ponudba pomoči

• Bi radi, da …?
  Bi radi, da...
• Z veseljem bi...
  Veseli bi bili ...
• Zelo smo pripravljeni…
  Mi smo čisto pripravljeni...
• Naše podjetje bi z veseljem…
  Naša družba bo vesela...

Dajanje dobrih novic

• Z veseljem sporočamo, da…
  Z veseljem sporočamo, da...
• Z veseljem vas obveščam, da ..
  Z veseljem vam sporočam, da...
• Z veseljem boste izvedeli, da…
  Veseli vas, da ...

Dajanje slabih novic

• Žal vam moramo sporočiti, da…
  Žal vas moramo obvestiti, da...
• Bojim se, da ne bi bilo mogoče …
  Bojim se, da to ne bi bilo mogoče ...
• Na žalost ne moremo/ne moremo…
  Na žalost ne moremo / ne moremo ...
• Po tehtnem premisleku smo se odločili, da (ne)…
  Po tehtnem premisleku smo se odločili (ne)…

Pritoževanje

• Pišem vam, da izrazim svoje nezadovoljstvo z...
  Pišem vam, da izrazim svoje nezadovoljstvo nad...
• Pišem, da se pritožim zaradi …
  Pišem, da se pritožim
• Upoštevajte, da blago, ki smo ga naročili (datum), še ni prispelo.
  Upoštevajte, da artikli, ki smo jih naročili (datum), še niso prispeli.
• Žal vas moramo obvestiti, da naše naročilo št. —– že precej zamuja.
  Žal vas moramo obvestiti, da je naše naročilo št. zdaj precej zamujalo
• Rad bi se vprašal o stroških prevoza, ki se zdijo nenavadno visoki.
  Zahtevam stroške pošiljanja, ki se zdijo nenavadno visoki