Cómo ayudará este artículo: Si realmente necesita un empleado adicional, tendrá argumentos a favor del director. O comprenderá cómo distribuir el trabajo de forma más racional para prescindir de ampliar la plantilla.

De qué te protegerá: De una conversación desagradable con el director y su desconfianza.

De vez en cuando jefe de contabilidad se enfrenta a la necesidad de determinar qué tan óptimo es el número de sus subordinados. Por un lado, un número insuficiente de contables conduce a constantes horas extras. Por otro lado, el director general no permite que el departamento de contabilidad aumente excesivamente su plantilla, quien exige que se justifique muy claramente la necesidad de cada empleado adicional.

No puedes simplemente acercarte al director y decirle: "Tengo el año pasado Se ha agregado mucho trabajo. No puedo, necesito una persona más, o mejor dos”. Porque en respuesta se puede escuchar: “Y creo que no tienes suficiente trabajo. Me encantaría reducir el departamento de contabilidad en una persona, o mejor aún, en dos”.

Ya hemos dicho que necesita comunicarse con su gerente en el lenguaje de los números secos, no en el de las emociones. En este artículo hablaremos sobre cómo calcular el número ideal de empleados contables, así como el fondo salarial para ellos. Y luego podrás decidir si tiene sentido pedirle al director que amplíe el personal.

¿De qué factores depende el número de departamentos de contabilidad?

Muy a menudo, los jefes de contabilidad me preguntan cuál es el ideal porcentaje contables respecto del número total de empleados de la empresa: ¿5, 10 o tal vez 15 por ciento? No hay una respuesta clara a esta pregunta, ya que incluso en empresas similares el número de especialistas en contabilidad puede variar significativamente.

¿Por qué sucede esto? Porque el número de empleados depende principalmente de las funciones realizadas por el departamento.

En uno de los artículos anteriores ya hablamos de que estas funciones pueden variar significativamente en diferentes empresas. Por ejemplo, una cosa es simplemente proporcionar información de cuentas por cobrar a otros departamentos y funciones. Y otra cosa es eliminarlo tú mismo. documentos correctos o dinero de contrapartes no muy concienzudas.

La segunda pregunta más popular es: ¿el número de departamentos de contabilidad afecta los ingresos de la empresa? Por ejemplo, ¿debería cambiar la cifra si los ingresos aumentaran de 200 mil rublos? ¿Hasta dos millones por día? Vamos a resolverlo. Antes podíamos emitir una factura por 200 mil rublos, pero ahora emitimos la misma factura, pero por dos millones. ¿Deberían cambiar los números? Ciertamente no. Y otra empresa, para ganar 200 mil rublos, tuvo que emitir 20 mil facturas por 10 rublos. cada. Y cuando los ingresos aumentaron a dos millones, ya eran 200 mil facturas. Por lo tanto, la plantilla de contables de esta empresa también debería ampliarse significativamente.

Por lo tanto, si queremos determinar el número óptimo de departamentos de contabilidad, debemos tener en cuenta no solo la lista de productos que produce. También es importante el volumen de operaciones involucradas en la fabricación de estos productos.

Detalle importante

Si desea determinar el número óptimo de departamentos de contabilidad, considere no solo la lista de productos que produce, sino también el volumen de operaciones asociadas con su implementación.

Y lo tercero de lo que a veces depende el número de departamentos de contabilidad es el nivel uso efectivo horas de trabajo. Esto incluye el grado de automatización y capacidad de fabricación (cuanto más trabajo manual, menor será la eficiencia), así como solo una disciplina básica y una motivación adecuada.

Lo más interesante es que si el aumento en el volumen de transacciones en el departamento de contabilidad va acompañado de una automatización competente del trabajo, entonces no es necesario aumentar el número. Por ejemplo, compre un escáner y software, que guardará automáticamente copias de los documentos escaneados en un programa de contabilidad. Los escáneres de flujo modernos son capaces de procesar de 15 a 100 documentos por minuto. ¿Cuántos documentos ingresan sus contadores por hora?

Cómo establecer el número óptimo y la nómina del departamento de contabilidad.

Hay cinco puestos típicos en contabilidad: jefe de contabilidad, su adjunto, contador senior, contador junior y operador.

Los operadores son personas que ingresan documentos primarios en el sistema de información o mensajeros.

Los contadores junior son empleados que son responsables de áreas simples o ayudan a los contadores senior.

Los contadores senior (en algunas empresas se les llama contadores de segunda categoría o contadores líderes) tienen mucha más experiencia. Se les asignan las áreas más complejas de la contabilidad.

El jefe de contabilidad adjunto es un metodólogo que monitorea los cambios en la contabilidad y la contabilidad fiscal en todos los sitios. O una persona que ayuda al jefe de contabilidad a gestionar un equipo grande.

Más sobre este tema

Cómo determinar el tiempo que los subordinados deben dedicar al trabajo se describe en el artículo "Cómo evaluar la eficiencia del trabajo y la carga de trabajo real de cada empleado contable", publicado en la revista "Glavbukh" No. 8, 2012.

Para determinar el tamaño óptimo del departamento de contabilidad, es necesario hacer una lista de las tareas que le asigna el director general. Luego calcule la cantidad de tiempo aproximada para completar cada tarea. A continuación, distribuya las tareas entre los puestos anteriores. Resumir el tiempo estándar. Y presente al director general el número estimado de contadores de cada calificación: digamos, un adjunto, dos contadores senior, dos contadores junior y un operador. Entonces, Para crear un presupuesto para mantener un departamento de contabilidad, simplemente multiplique el número resultante de contadores por el nivel salarial predominante en su región.. Para Moscú, puede aceptar las siguientes tarifas: operador - 100 rublos. por hora, contador junior - 200 rublos, contador senior - 350 rublos, contador jefe adjunto - 700 rublos, contador jefe - 1200 rublos. por hora

Muchos jefes de contabilidad de Moscú compararon su salario con 1.200 rublos. por hora se sorprenderán mucho porque recibirán mucho menos. La razón es que 1200 rublos. por hora (o alrededor de 200 mil rublos por mes) es el salario ideal para el jefe de contabilidad de una empresa mediana. Un especialista de este tipo sólo realiza trabajos que corresponden a sus calificaciones. EN vida real El jefe de contabilidad dedica una cierta cantidad de tiempo a trabajos menos calificados. Puede llevar varias áreas de contabilidad e ir a la oficina de impuestos. Y cuanto menor sea la complejidad de las tareas a resolver, menor será el salario.

Con estos cálculos, puede determinar la composición ideal del departamento de contabilidad. Ahora propongo considerar un ejemplo claro.

Digamos que, además del jefe de contabilidad, en el departamento de contabilidad trabajan tres personas: Ivanova (contable principal), Petrova y Sidorova (contables junior). El jefe de contabilidad debe determinar el porcentaje de carga de trabajo real de estos empleados. También es necesario evaluar si su salario corresponde al nivel de trabajo realizado. Para hacer esto, el gerente completa una tabla (ver ejemplo de cómo calcular el presupuesto de tiempo y el fondo de nómina para el departamento de contabilidad).

Primero debe hacer una lista de los productos que producen los contadores, así como el tiempo dedicado a cada uno de ellos. El tiempo para procesar el "primario" se calcula en función del volumen de datos ingresados ​​​​en el sistema de información y los estándares para ingresar documentos. Resulta que la contadora principal Ivanova ingresa al trabajo "primario" 95 horas al mes, Petrova - 50, Sidorova - 40.

Para comprender cuánto duran las llamadas a los contratistas, se utiliza una tabla de seguimiento del tiempo. Ivanova llamó 15 horas al mes, Sidorova - 5 horas, Petrova no llamó en absoluto. A cada mujer se le asignan 2 horas al mes para su desarrollo personal, por ejemplo, leyendo revistas de contabilidad.

Cabe mencionar la línea “Reserva para imprevistos”. A la hora de repartir la carga de trabajo no se puede prever todo; siempre habrá pequeñas cosas que ocupan mucho tiempo. Por ello es importante tener en cuenta numero optimo hacer una reserva para imprevistos. Cuanto más alta sea la posición del subordinado, mayor debe ser esta reserva.

Detalle importante

Al calcular el número óptimo, es necesario incluir una reserva para imprevistos. Cuanto más alta sea la posición del subordinado, mayor debe ser esta reserva.

En total, Ivanova tuvo una carga de trabajo de 187 horas frente al estándar de 176 horas. Gasto excesivo: 11 horas, o el 6 por ciento del tiempo de trabajo. Petrova y Sidorova están infrautilizadas.

A continuación, para cada producto, es decir, en cada línea, es necesario indicar el nivel de calificación necesario para el desempeño cualitativo de este trabajo. Y luego multiplique la cantidad de tiempo invertido por la tarifa horaria correspondiente (en nuestro ejemplo, Moscú). ¿Qué es la “entrada primaria”? Se trata de un trabajo correspondiente a la tarifa del operador, es decir, 100 rublos/hora. Las llamadas a contratistas requieren un trabajo más calificado al nivel de un contador senior, es decir, 350 rublos/hora. Etcétera.

Ya solo queda calcular simplemente qué salario debemos pagarle al contable al mes. La primera es Ivanova. El jefe de contabilidad multiplica las 95 horas dedicadas a procesar documentos primarios por 100 rublos/hora. Recibe 9500 rublos. 15 horas de llamadas a contrapartes se multiplican por 350 rublos, por un total de 5250 rublos/mes. Y así sucesivamente para cada línea. El acorde final es la suma de la columna. Resultan 38.400 rublos. salario Pero en realidad Ivanova gana 40.000 rublos. por mes. Esto lleva a una conclusión muy interesante. Por un lado, la empleada tiene exceso de trabajo, pero por otro, ni siquiera gana completamente su salario actual. Por lo tanto, pregunta director general No podemos darle un aumento. Si realizamos cálculos similares para Petrova, obtendremos 14.480 rublos. con un salario real de 25.000 rublos. Y esto no es sorprendente, dadas las enormes reservas de tiempo que tiene.

Entonces, ¿por qué la contadora Ivanova está tan sesgada? Porque dedica más de la mitad de su tiempo a trabajos que no se corresponden con sus cualificaciones. Para que Ivanova esté al día con todo, sólo necesita delegar algunas de sus funciones a otros dos empleados.

Este ejemplo muestra perfectamente que antes de vencer al CEO empleado adicional, es necesario comprender si se han utilizado todas las reservas internas para aumentar la eficiencia. Quizás una simple redistribución de responsabilidades entre los contadores existentes elimine los problemas de escasez de personal.

El artículo fue publicado en la revista "Glavbukh" nº 12, 2012.

La contabilidad es un “órgano vital” muy importante de una empresa. Y un contador que no puede hacer frente a su trabajo debido a una carga de trabajo excesiva puede perjudicarse tanto a él como a su empleador. Sin embargo, en las realidades de crisis modernas, cuando la dirección de la empresa no sólo no quiere ampliar la plantilla, sino que, por el contrario, piensa constantemente en cómo reducirla, es muy difícil justificar la necesidad de contratar a un nuevo empleado.

En este artículo hablaremos de qué argumentos puede escuchar tu jefe si quieres pedirle que amplíe la plantilla. También consideraremos esquemas que se pueden utilizar para calcular el número óptimo de departamentos de contabilidad.

¿Qué determina el número de contadores en una empresa?

Uno de los principales factores que influye en el número de departamentos de contabilidad, y otros departamentos de la empresa, es el volumen de responsabilidades que desempeñan estos empleados. Si se trata de una empresa grande en la que cada departamento realiza sus propias funciones separadas y, por ejemplo, si las contrapartes de dicha empresa no cumplen con sus obligaciones, por ejemplo, no proporcionan los documentos de informes o los residuos a tiempo. dinero Si el departamento de contabilidad puede simplemente delegar autoridad en otros servicios, entonces, por supuesto, ese trabajo es más fácil que cuando el contador tiene que hacerlo todo por sí mismo, incluido el trabajo con contratistas.

Y otro factor que influye muy significativamente en el número de departamentos de contabilidad son los ingresos de la empresa. Dado que cuanto mayores son los ingresos, más facturas se emiten y se realizan otras transacciones financieras y económicas diversas, en las que interviene directamente el departamento de contabilidad.

El tercer factor, común a todos los departamentos, es el equipamiento técnico de la empresa en general y del departamento de contabilidad en particular, así como la motivación de los empleados y la disciplina.

Cómo determinar el número óptimo de departamentos de contabilidad.

La contabilidad estándar tiene 5 puestos: un operador, un contador junior y senior, así como un jefe de contabilidad y su adjunto.

Para establecer el número óptimo de departamentos de contabilidad, es necesario realizar los siguientes cálculos: calcule cuánto tiempo lleva completar cada una de las tareas que la dirección de la empresa asigna al departamento de contabilidad, luego sume este tiempo y divídalo por el número de empleados actuales.

Cómo entender cuánto corresponde la carga de trabajo de un empleado a su salario

Primero, debe hacer una lista de las tareas que realiza cada empleado y luego determinar exactamente cuánto tiempo dedica a realizar una u otra tarea de esta lista. Se compila una tabla especial donde se ingresa el deber y el número de horas dedicadas al desempeño de este deber. Por ejemplo, "procesar información primaria" - 50 horas, "llamar a contratistas" - 15 horas.

Esto también incluye una cierta cantidad de tiempo que el contador dedica a la autoeducación, cursos de formación avanzada, materiales de lectura en la especialidad, etc. Además, reserve tiempo para completar tareas imprevistas, que siempre aparecen en abundancia. Además, cuanto más alta sea la posición del empleado, mayor debería ser dicha reserva.

A continuación, comparamos el número de horas trabajadas por mes con el estándar y obtenemos una imagen clara de cuál de los trabajadores trabaja demasiado y cuál hace lo contrario. Después de esto, se puede calcular en qué medida el salario de cada empleado corresponde a las normas vigentes. Para hacer esto, indicamos el nivel de calificación que es necesario para realizar tal o cual tipo de tarea, y luego miramos el monto del pago proporcionado en su región por trabajos de calificaciones similares (rublos por hora). Multiplicamos esta tasa por la cantidad de tiempo dedicado al desempeño de la tarea, sumamos todas las cifras resultantes y así obtenemos el salario real de este empleado. Es muy posible que sea inferior al salario real pagado al empleado, entonces es imposible pedir un aumento salarial o una ampliación de personal: de todos modos, los empleados no están trabajando lo suficiente.

La cuestión de incrementar la eficiencia de diversos servicios surge de una forma u otra en cualquier empresa, y en un momento el servicio de contabilidad también se ve afectado. Le diremos cómo determinar la cantidad óptima de personal en este departamento y comprenderemos si la subcontratación contable será útil para su empresa.

El cálculo del número óptimo y la carga de trabajo del personal de contabilidad se hace necesario para que el jefe de contabilidad defienda los cambios propuestos en el departamento, al defender el presupuesto y simplemente en una discusión con el director general, quien confía en que un par de contadores pueden hacer un Excelente trabajo con el trabajo que cinco están haciendo ahora.

¿Cómo saber si el número de contadores coincide con las necesidades actuales de la empresa?

Por ejemplo, si el departamento de contabilidad solo proporciona información sobre cuentas por cobrar a otros departamentos, esto es una cosa, pero si actúa como una especie de agencia de cobranza, extrayendo documentos o dinero de contrapartes inertes, es completamente diferente.

Los aspectos específicos de la generación de ingresos de una empresa también son importantes. Si los beneficios han aumentado de 300.000 a tres millones por día y el número de facturas emitidas no ha cambiado, no es necesario aumentar el personal. Y si el número de cuentas ha aumentado en proporción al crecimiento de los ingresos, tiene sentido ampliar la plantilla.

2. Habiendo comprendido el volumen de tareas, distribuirlas entre puestos del departamento.

Hay cinco puestos principales en contabilidad: jefe de contabilidad, jefe adjunto de contabilidad, contador senior, contador junior y oficial de operaciones.

Un operador es un empleado que ingresa documentos primarios en un programa de contabilidad.

El contador junior es responsable de áreas de trabajo simples y/o ayuda al contador senior.

El contador senior (contador líder) es un empleado experimentado responsable de las áreas más complejas.

El contador jefe adjunto es un metodólogo que monitorea los cambios en la contabilidad y la contabilidad fiscal en todos los sitios, o un contador jefe adjunto.

3. Calcular el tiempo aproximado que dedica a cada tarea el empleado responsable de la misma.

Haz una lista de los trabajos que realizan los contadores y calcula el tiempo necesario para completar cada uno de ellos. El tiempo para procesar el "primario", por ejemplo, se calcula en función del volumen de datos ingresados ​​​​en el sistema de información y los estándares para ingresar documentos. El cálculo del tiempo de las llamadas a los contratistas se puede realizar utilizando el horario de trabajo. También puede pedir/obligar a los empleados a documentar las “partidas de gastos” de su tiempo de trabajo durante todo el mes. Esta práctica se denomina hoja de horas y se puede introducir tanto en formato de sistema electrónico como en forma de tablas de papel ordinarias en las que los propios empleados completan las columnas. Pero no olvide explicar que la información se recopila no para castigar a los descuidados, sino para eliminar las horas extras y distribuir la carga de manera más óptima. Cumple tus promesas.

En la hoja de tiempo se tienen en cuenta puntos como la formación en cursos y seminarios, así como diversos imprevistos (cuanto más alto es el puesto, más tiempo se dedica a ellos).

4. Observe cuánto tiempo idealmente deberían dedicar los empleados de contabilidad a cada una de sus tareas (según los estándares, teniendo en cuenta el nivel de automatización y las particularidades de su empresa). Compare el tiempo “ideal” y el tiempo real dedicado a cada tarea. Esto le dará una idea de qué empleados tienen exceso de trabajo y quiénes deberían tener reservas de tiempo. Esto es necesario para comprender cómo redistribuir la carga y organizar el trabajo de manera más efectiva, así como cuántas personas en qué puestos realizarán de manera óptima las tareas actuales.

¿Cómo optimizar los costes contables?

Muchas empresas subcontratan funciones contables rutinarias básicas. Se cree que esto reduce los costos y permite la dotación de personal más óptima del departamento. ¿Cómo saber si su empresa necesita subcontratación contable, tendrá ese efecto o resultará una inversión económicamente ineficaz?

Para evaluar la viabilidad de subcontratar la contabilidad, es necesario calcular el costo de implementar la función usted mismo y el proveedor. Consideremos el algoritmo de cálculo usando el ejemplo de la función de cálculo. salarios, que con mayor frecuencia se transfiere hacia un lado.

Para tener una idea general del costo de implementar la función por nuestra cuenta y de subcontratar la contabilidad, calculamos y comparamos el costo de poseer la función de nómina en ambos casos para cuatro organizaciones con diferentes características contables y número de empleados: una empresa de TI , una oficina de representación, una cadena de tiendas y una empresa industrial.

Calcule el costo de propiedad de la función de nómina interna

Indicador	empresa de TI	Representación	cadena de tiendas	empresa industrial
Número de empleados
Cargo del empleado responsable del cálculo de la nómina	jefe de contabilidad	Contador	Calculadora	Calculadora
Salario del especialista, miles de rublos/mes.
Costo total de mantenimiento de un especialista, miles de rublos/año*
Nivel de complejidad contable, puntuación/número de empleados por contador
Número de empleados involucrados en el cálculo de la nómina (un empleado de nómina por cada 500 personas)
Tiempo de trabajo dedicado por un especialista a realizar la función RZP, %
Costo de posesión de la función RZP, miles de rublos/año

* El costo total de mantener especialistas se calcula aproximadamente, con base en estimaciones generales, y tiene en cuenta todos los costos de recursos humanos: nómina, aportes a fondos, capacitación avanzada, reemplazo durante vacaciones y bajas por enfermedad, bonificaciones, paquetes sociales y costos de organización del lugar de trabajo. .

** Indicadores aproximados derivados del número de empleados y la principal funcionalidad de los especialistas.

*** El costo de poseer una función se calculó como el costo del tiempo de trabajo de un especialista dedicado a realizar esta función.

Calcular el costo de propiedad de una función de nómina subcontratada

Indicador	empresa de TI	Representación	cadena de tiendas	empresa industrial
Número de empleados
Nivel de complejidad contable, punto*
Costo del paquete de servicios estándar PVP, miles de rublos/mes**
Costo medio por persona, rublos/mes.
Costo de propiedad, miles de rublos/año			1800-1900	5160-5280

* Aquí, la evaluación del nivel de complejidad contable en una escala de tres puntos, donde "uno" es la complejidad mínima, "tres" es la máxima, llama la atención sobre el hecho de que si el cálculo requiere mucha mano de obra, el proveedor aplicará factores crecientes de ajuste a las tarifas base. Por lo tanto, el importe indicado en la columna "Costo de propiedad" gravitará hacia el valor umbral superior.

** Al calcular el costo de un paquete de servicios estándar, se utilizaron tarifas promedio.

Tarifa, rub/persona.	Aplicación de la tarifa
Básico, 12.000 - 20.000	de 1 a 20 empleados
	de 501 a 1000
	de 1000 a 2500

Según los cálculos, podemos decir que la subcontratación contable es más eficaz para pequeñas empresas, donde este trabajo de rutina lo realiza el especialista más caro: el jefe de contabilidad. Para organizaciones con una plantilla de 50 a 150 empleados, en las que uno de los contadores calcula los salarios, subcontratar la contabilidad costará aproximadamente la misma cantidad que realizar la función internamente. Aquí es posible ahorrar directamente optimizando el número de departamentos de contabilidad después de redistribuir las responsabilidades restantes.

Las empresas medianas con contadores independientes ahorran el costo de mantener empleados a tiempo completo al subcontratar la contabilidad. No es casualidad que introdujimos para las empresas con cajas registradoras dedicadas un indicador como la carga de trabajo de un empleado, que refleja la eficiencia en el uso del tiempo de trabajo. Hoy en día, teniendo en cuenta las herramientas de automatización, un empleado de nómina puede calcular los salarios de un promedio de 500 trabajadores, y esta es la carga de trabajo óptima. Si una empresa emplea a 700 personas, se necesitan dos empleados de nómina, cada uno de los cuales calculará los salarios de 350 empleados. En este caso, la carga de trabajo de cada especialista será sólo del 70%. Conclusión: si una empresa necesita “un contador y medio”, la subcontratación de la contabilidad le permitirá pagar solo por el trabajo realizado.

Para las grandes empresas, la subcontratación, a primera vista, no es rentable porque es más cara. Sin embargo, si se subutiliza a cada especialista, la subutilización general le cuesta a la empresa una cantidad significativa de dinero cada año. Para combatir estos gastos ineficaces, se puede aumentar la productividad laboral mediante una automatización adicional y/o crear principios de interacción más claros y transparentes entre departamentos, o subcontratar la función, mejorando al mismo tiempo la calidad de los cálculos de nómina. El proveedor no sólo tiene las competencias necesarias y está interesado en optimizar los procesos (ésta es su principal fuente de beneficios), sino que también asume la responsabilidad financiera de sus errores de cálculo.

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Cualquier directivo se enfrenta constantemente a la necesidad de evaluar la carga de trabajo del personal. Y si a algunos especialistas no les resulta difícil fijar tareas concretas y plazos para su solución, y evaluar la cantidad de trabajo que han realizado. Por ejemplo, los periodistas reciben honorarios por un determinado volumen de textos o por su número. Puede resultar bastante difícil entender cuál es la eficiencia del trabajo de otros empleados.

Además, los gerentes a menudo necesitan justificar el aumento o la disminución de personal ante el director ejecutivo o los accionistas de la empresa. ¿Cuáles pueden ser los argumentos visuales que indican una escasez o un exceso de oferta de empleados y cómo calcular el número óptimo de personas para un departamento en particular? Consideremos esta cuestión utilizando el ejemplo del trabajo contable.

Una de las herramientas para evaluar la eficacia de un departamento es la estandarización.

Primero, intentemos averiguar si la contabilidad puede ser objeto de estandarización. El proceso contable no es único y consta de varios componentes básicos que tiene cualquier proceso estándar:

• artistas intérpretes o ejecutantes;
• información entrante (es decir, documentación primaria);
• normas y reglamentos (reglamentos contables, Código Fiscal);
• práctica establecida;
• resultado (informes).

Si conocemos la cantidad de datos entrantes y la cantidad de horas-hombre necesarias para procesar una unidad de dichos datos, multiplicando estos indicadores obtendremos costos laborales estándar. Al compararlos con los reales, se puede comprender si es necesario aumentar o reducir el número de contadores en la empresa.

La cantidad de horas-hombre necesarias para obtener el resultado de una unidad de trabajo se denomina estándares de costos laborales. Tales estándares pueden ser reales y óptimos. Los primeros reflejan la situación actual de la empresa en el momento de la medición, los segundos se calculan sobre el promedio de la industria y muestran por qué esforzarse.

Métodos para calcular los costos laborales.

Hay varias formas principales de calcular los estándares de costos laborales para una empresa:

• evaluación comparativa;
• racionamiento de factores;
• fotografía de una jornada laboral;
• racionamiento de microelementos.

Consideremos cada uno de ellos por separado y centrémonos en el método más óptimo en términos de intensidad de mano de obra y precisión.

Evaluación comparativa es una evaluación y comparación de cómo se realizan ciertos procesos en otras empresas de su industria. Por lo general, se consideran las empresas más exitosas del mercado y se calcula su propio estándar para cada industria. Para calcular dichos estándares, es necesario recopilar pequeñas cantidades de información solo sobre los líderes del mercado, pero la precisión de dichos estándares será baja, porque no se tienen en cuenta los volúmenes de negocios, las características específicas de cada empresa específica, etc.

El método de fotografía de la jornada laboral implica que un auditor o empleado de recursos humanos registre cada acción de un empleado durante toda la jornada laboral y mida la duración de su finalización. Este método requiere mucha mano de obra y es más eficiente en la producción. No siempre es adecuado para calcular las normas contables.

El racionamiento de microelementos es uno de los más formas exactas definición de estándares. En este caso, cada proceso se divide en componentes elementales y luego se mide el tiempo dedicado a completar estos elementos. Pero a pesar de sus ventajas en cuanto a precisión, este método requiere mucho trabajo.

El método de estandarización de factores proporciona la mayor resultados precisos y no demasiado difícil de usar. En este caso, para calcular el número requerido de empleados, tenga en cuenta varios factores, afectando los costos laborales y el resultado del proceso. Para ello, las actividades del departamento se dividen en secciones, para cada una de las cuales se estiman los costos laborales. Luego, para cada uno de los procesos (tareas), se identifican los factores que influyen más fuertemente en el momento y la complejidad de su implementación. Multiplicando los datos obtenidos obtenemos estándares.

Las actividades del departamento de contabilidad se pueden dividir en las siguientes áreas:

• contabilidad de transacciones en efectivo;
• contabilidad de liquidaciones de transacciones bancarias;
• contabilidad de liquidaciones con personas responsables;
• contabilidad de liquidaciones con proveedores y contratistas;
• contabilidad de ventas;
• gestión y presentación de informes corporativos;
• contabilización de inversiones a largo plazo, activos fijos y activos intangibles;
• contabilidad de inventarios;
• contabilidad de inversiones financieras;
• contabilidad de financiación y préstamos;
• preparación de informes fiscales;

La empresa necesita determinar cuáles de estas áreas son atendidas por el departamento de contabilidad y luego estimar los costos laborales para cada proceso. En este caso, es necesario tener en cuenta el nivel de cualificación de los contables involucrados. El siguiente paso es identificar los factores que más influyen en los costos laborales. Por ejemplo, en el caso de la nómina, estos factores son:

• número de acumulaciones y deducciones;
• número de interasentamientos;
• número de empleados para quienes se realizan cálculos salariales (nóminas).

Y al contabilizar las liquidaciones con proveedores, incluimos los siguientes factores:

• número de facturas;
• el número promedio de artículos en la factura.

Una vez que hayamos decidido los procesos, los costos laborales y los factores, calculamos los costos laborales estándar para los contadores para cada proceso. Por ejemplo, el estándar para el cálculo de la nómina será el número de nóminas mensuales por contador. Y el estándar para contabilizar las liquidaciones con proveedores y contratistas puede ser el número de facturas por hora por contador.

Ejemplo

La empresa se dedica al comercio mayorista. Emplea a 100 personas y cuenta con 50 proveedores, cada uno de los cuales entrega 10 mensuales a cada uno de sus 2 almacenes. Los pagos a cada proveedor se realizan 2 veces al mes. La empresa tiene 1.000 clientes, cada uno de los cuales realiza una media de 10 compras al mes. Al mismo tiempo, de la investigación de mercado conocemos los siguientes estándares:

• estándar para contabilizar liquidaciones con proveedores: 36 facturas por hora por contador;
• estándar para contabilizar liquidaciones con clientes: 40 facturas a clientes por hora por contador;
• estándar para contabilizar liquidaciones de transacciones bancarias: 15 órdenes de pago por hora por contador;
• Estándar de nómina: 1.500 nóminas mensuales por contador.

¿Cuántos contadores necesita una empresa de este tipo?

Contabilización de liquidaciones con proveedores:

50 proveedores x 10 entregas x 2 almacenes = 1000 facturas de proveedores al mes.

Actuación:

36 × 21 días × 8 horas = 6048 facturas de proveedores al mes.

Recursos necesarios:

1000: 6048 = 0,17 contador

Contabilización de liquidaciones con clientes:

1000 clientes × 10 compras = 10 000 pedidos de clientes por mes

Actuación:

40 × 21 × 8 = 6720 facturas de clientes por mes

Recursos necesarios:

10.000 ÷ 6720 = 1,48 contables

Trabajando con el banco:

50 proveedores × 2 veces al mes = 100 órdenes de pago al mes

Actuación:

15 × 21 × 8 = 2520 órdenes de pago por mes

Recursos necesarios:

Recursos requeridos = 100 ÷ 1500 = 0,06 contador

Total: 0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,06 = 1,75 contadores

Por lo tanto, una empresa de este tipo sólo necesitará dos contables.

El método de estandarización también se puede aplicar a un especialista específico para determinar el grado de su carga de trabajo. Si un empleado tiene demasiadas tareas, es necesario eliminar algunas de ellas y redistribuirlas entre otros empleados, si es posible, o contratar personas adicionales para hacer este trabajo. Si, después de todos los cálculos, resulta que los empleados no están completamente ocupados, puede emplearlos en algunas áreas de trabajo nuevas o reducir el personal y distribuir la carga total de manera uniforme entre los empleados restantes. Otra opción es subcontratar tareas que se distribuyen de manera desigual en el tiempo. En este caso, solo tendrá que pagar por la cantidad real de trabajo y no tendrá que mantener a un empleado cuyos servicios no necesita los cinco días de la semana.

Para que el trabajo de los empleados sea más eficaz, se pueden establecer ciertos indicadores de desempeño (los llamados KPI), cuyo logro afecta el monto de la bonificación. Los indicadores de eficiencia ayudarán a tener en cuenta la diferente eficiencia de los empleados, pues con el mismo salario y el mismo puesto, las personas recibirán diferentes bonificaciones, que dependen directamente de la calidad de su trabajo.

La elección de los indicadores KPI depende del puesto y está determinada por la dirección de la empresa o departamento. Para la contabilidad, este puede ser el número de errores en las transacciones y los informes, el cumplimiento de los plazos, etc. Puede establecer KPI para casi cualquier puesto; cualquier indicador que pueda medirse y calcularse y que afecte; resultado general trabajar.

El personal de una empresa es el número de personas que pueden garantizar el normal funcionamiento de la empresa y asegurar su rentabilidad. En diferentes etapas del desarrollo empresarial, es posible que se requiera diferente cantidad de personal. No debemos olvidarnos de las particularidades que juegan un papel importante en la formación no sólo del número de empleados, sino también de la distribución proporcional entre ellos. Y luego, brevemente, cuáles son los estándares para el número de trabajadores, gerentes, especialistas y empleados.

Número estándar de empleados del servicio de contabilidad.

Para empezar, cabe señalar que ahora cada empresa tiene derecho a formar de forma independiente una plantilla de especialistas, en función de sus necesidades, sin adherirse a ninguna normativa o recomendación. Las excepciones son instituciones presupuestarias, financiado con cargo a los presupuestos federal y regional y, en consecuencia, con restricciones financieras.

Si estamos hablando de sobre el servicio de contabilidad, existen estándares de tiempo interindustriales establecidos para los trabajadores contables, donde se prescriben estándares para la prestación de cada tipo de trabajo contable, teniendo en cuenta el área contable. Este documento tiene 9 secciones, cada una de las cuales está dedicada a la contabilidad de activos fijos, salarios, etc., hasta la preparación de la documentación de informes. Conociendo estos estándares y teniéndolos en cuenta, se puede calcular el número de contadores necesarios.

Puedes utilizar la siguiente fórmula:

Estándar H = (TZo/Fr)*Kn,

El estándar H es el número de empleados contables que deben calcularse;

Las especificaciones técnicas son aquellos gastos de tiempo en general que son necesarios para todo el volumen de trabajo realizado por el servicio de contabilidad;

FR es el fondo de tiempo de trabajo de un empleado;

Kn es la tasa de ausentismo planificada en la plantilla de cada empleado.

Si hablamos de especificaciones técnicas, el tiempo necesario para realizar el trabajo, entonces hay dos opciones:

1. Al calcular el número estándar de contadores, utilice los estándares de costos laborales que están documentados para cada tipo de trabajo;
2. No utilice estándares establecidos para los costos laborales, determínelos usted mismo fotografiando la jornada laboral y luego determine el número estándar de empleados.

Ambas opciones tienen cabida, ya que se pueden utilizar en diferentes etapas del trabajo de la empresa. Así, si una empresa recién inicia sus actividades y aún no es posible fotografiar la jornada laboral de un empleado durante toda su vida período de facturación, entonces se utilizan los estándares prescritos. Si la organización ya está funcionando y es necesario optimizar la dotación de personal, se utiliza la segunda opción.

Sucede algo como esto: se analiza información sobre el número y los salarios de los empleados, por ejemplo, cuánto tiempo necesita un contador para calcular los salarios de 1 empleado. Este tiempo se multiplica por el número de empleados y luego por la frecuencia del trabajo realizado. Por ejemplo, para 1 empleado se necesitan 10 minutos para calcular la nómina, lo que significa que para 10 empleados los costos laborales serán de 100 minutos. Los salarios se calculan dos veces al mes: anticipo y pago del saldo, es decir, un contador necesita 200 minutos al mes, durante un año este tiempo son 2400 minutos o 40 horas, o 5 días hábiles con una semana laboral de cinco días.

De esta forma, se pueden calcular los costos laborales para cada tipo de trabajo realizado por un contador. Le recordamos que el tiempo también lo marcan los estándares intersectoriales (siempre se puede aclarar).

La tarea principal después de determinar los costos laborales es determinar el fondo de tiempo de trabajo de un empleado, es decir, encontrar el P. Para hacer esto, es necesario determinar el horario de trabajo de dicho empleado, determinar la duración de sus vacaciones, así como su horario de trabajo. Y luego teniendo en cuenta calendario de producción Realice este cálculo sin tener en cuenta fines de semana y festivos.

Lo último que hay que hacer a la hora de calcular el número estándar de personal de este tipo es determinar el libro. Se calcula mediante la siguiente fórmula:

Kn = 1+Vr/(Fs*Chsr), donde:

El tiempo es el tiempo que un empleado o grupo de empleados no trabajó no programado en la organización. Se puede calcular tanto sobre la base de todas las categorías como teniendo en cuenta únicamente el departamento de contabilidad;

Fs – fondo de tiempo de trabajo, que está previsto para un empleado;

Chsr – número promedio de empleados para el período de cálculo.

Cabe señalar que no siempre es posible calcular dicho coeficiente, ya que etapa inicial trabajo, no siempre es posible estimar de manera realista el número de ausentismo del personal. Entonces este coeficiente es automáticamente igual a 0. Cuando se conocen todos los datos, se puede calcular el número estándar de empleados de contabilidad.

Recordemos que si la organización es presupuestaria, entonces se utilizan los estándares aprobados tanto para el tiempo dedicado al trabajo como para los estándares interindustriales para la cantidad de personal.

Para otras categorías de personal

A menudo puede surgir la pregunta de cuánto personal debería haber en el servicio de protección laboral. Cabe señalar que esto también puede ser individual o se pueden utilizar estándares intersectoriales para el número de personal de seguridad. Además, dichos estándares en cada industria específica son individuales y dependen de la dirección y el alcance de la propia industria, etc.

Según este documento, en las empresas cuyo personal no supera las 700 personas, se permite no crear un servicio de seguridad separado, sino asignar las funciones de cumplir dichos deberes a un especialista. Pero siempre que la empresa no tenga condiciones de trabajo peligrosas y difíciles. Si el número de empleados supera las 700 personas especificadas, entonces, por ley, es necesario crear una oficina o departamento de protección laboral independiente. Si se crea una oficina, entonces el personal de dicha unidad debe estar entre 3 y 5 unidades, y si se crea un departamento, entonces el número debe ser de al menos 6 empleados.

Así, existen ciertas normas y reglas que regulan al personal de cada empresa, aunque en condiciones modernas La plantilla siempre se optimiza para maximizar los beneficios de la organización y minimizar los costes. Para optimizar el número de directivos, el estándar utilizado no es el establecido en el documento, sino el que ayudará a conseguir el máximo beneficio. Ahora hay una tendencia en el mundo: la fuerza laboral se reduce debido a la optimización de la producción y el número de gerentes aumenta debido a la expansión de las técnicas de gestión.