Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.

Отбросьте эмоции

Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.

Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.

Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.

Оцените эффективность сотрудников

Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.

Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.

Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.

Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.

Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.

Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.

Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.

Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.

Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат

Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.

А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.

Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников

В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.

Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.

И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.

Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.

Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.

Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.

Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.

Решите, сколько бухгалтеров вам надо

Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.

Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.

Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Пример. В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при 40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.

Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.

Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер_ в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? при работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?

какого-либо документа, регламентирующего количество бухгалтеров, требуемых организации, нет. Организация определяет самостоятельно, сколько бухгалтеров должно быть у нее работать. Как осуществить расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии представлено в статье в полном ответе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: КАК ПОНЯТЬ, СКОЛЬКОБУХГАЛТЕРОВ ДОЛЖНО БЫТЬ ВКОМПАНИИ?

Как понять, сколько бухгалтеров должно быть в компании?

Отвечает

Светлана Киселева Генеральный Директор группы компаний «ВнешЭкономАудит », Челябинск

Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: оптимальна ли структура бухгалтерской службы компании? Соответствует ли численность этой службы масштабу предприятия и выполняемым функциям? Ведь «лишний» сотрудник бухгалтерии обходится организации как минимум в 300–350 тыс. руб. ежегодно, не считая единовременных затрат на подбор специалиста и организацию его рабочего места.

Показатель оптимальной численности влияет не только на величину затрат и финансовые результаты организации, но и на эффективность работы бухгалтерии в целом. Это объясняется тем, что нехватка бухгалтеров приводит к повышенной нагрузке, прежде всего на главного бухгалтера. В результате у него не остается времени на выполнение таких важных функций, как разработка методологии учета и учетной политики, контроль оформления первичных документов, а также ведения учета рядовыми сотрудниками. Вместо этого главбух вынужден брать на себя обязанности рядовых сотрудников (оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок). Кроме того, при большой нагрузке у сотрудников бухгалтерии не хватает времени на профессиональное развитие. Все это ведет к многочисленным ошибкам в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, в исчислении и уплате налогов и т. п.

Определить, существует ли в Вашей организации проблема с численностью бухгалтеров, позволяют различные косвенные признаки. Вот самый явный из них: сотрудники бухгалтерии задерживаются на работе, причем не только в отчетный период, но и в межотчетный. Текучка бухгалтеров(прежде всего главбухов) тоже определенно указывает: с этой службой не все в порядке. Другие признаки того, что численность бухгалтерии не оптимальна: неоднократное предоставление налоговикам уточненных деклараций, многочисленные нарушения, выявляемые в ходе аудиторских проверок, несвоевременное получение руководством компании различной финансовой информации, отсутствие документов, регламентирующих работу бухгалтерской службы (таких как должностные инструкции, положение о бухгалтерии и т. п.).

В такой ситуации повышение заработной платы главбуху как компенсация за повышенную нагрузку – не лучшее решение; оно приемлемо только в качестве временной меры. Идеальный вариант – определить функциональные обязанности, выполнение которых ведет к чрезмерной загруженности, и передать их либо новому сотруднику бухгалтерии, либо работникам других подразделений, если те не полностью загружены.

Для расчета количества бухгалтеров, требуемого Вашей компании, можно сделать вот что*.

1. Подготовьте список всех задач, фактически выполняемых бухгалтерами. Стандартные функции бухгалтера хорошо известны – это оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок, расчет налогов, подготовка отчетности, заполнение деклараций, начисление зарплаты и др. При этом на бухгалтера могут быть возложены дополнительные задачи, как правило, обусловленные отсутствием в штатеорганизации определенных специалистов. Скажем, если в компании нет кадровика, бухгалтер ведет кадровое делопроизводство. А если нет юриста – занимается оформлением договоров.

Составить предварительный список обязанностей бухгалтеров Вы можете, основываясь на внутренних документах – положении о бухгалтерской службе, должностных инструкциях работников бухгалтерии. Откорректируйте получившийся перечень, оставив в нем только функции, фактически выполняемые Вашими сотрудниками. Для этого можно поручить менеджеру по персоналу провести собеседования с работниками либо выполнить хронометраж рабочего дня. Параллельно Вы выясните, насколько реальные обязанности бухгалтеров соответствуют зафиксированным в должностных инструкциях. Определив фактические функции, разделите их на две группы: регулярные (то есть выполняемые ежемесячно или ежеквартально) и эпизодические (разовые, например подготовка документов для получения банковского кредита).

2. Выясните объем операций или документов по каждому виду работ за определенный период (месяц, квартал). Установите, например, сколько первичных документов обрабатывается в компьютерной программе, а какое число таких документов (например, платежных поручений) составляется, сколько готовится налоговых деклараций. Эту работу лучше поручить главному бухгалтеру: он сможет получить нужные сведения, проанализировав деятельность организации за прошлый период.

3. Определите нормативы времени для каждой выполняемой задачи. Установите, в частности, сколько минут бухгалтер должен обрабатывать в программе одну накладную или рассчитывать отпускные для одного работника, сколько часов главбух должен затратить на составление одной декларации по каждому налогу. Для этого нужно не меньше десяти раз замерить продолжительность каждого вида работ. Затраты времени на выполнение эпизодических функций можно выяснить в ходе беседы с сотрудниками.

4. На основании полученных данных рассчитайте требуемую Вашей фирме численность бухгалтеров, воспользовавшись формулой

Ч – нормативная численность сотрудников бухгалтерии, чел.;

НТ – нормативные трудозатраты на бухгалтерское обслуживание в месяц, ч;

Кнп – коэффициент непроизводительных потерь1 (у бухгалтеровнепроизводительные потери составляют в среднем 20% – следовательно, значение коэффициента можно принять равным 1,2);

ЧРВм – чистый среднемесячный фонд рабочего времени, ч;

Ni – среднее количество операций в месяц по каждому виду нормируемых операций;

Ti – норматив времени на выполнение каждой операции, мин;

РВ – годовой фонд рабочего времени (расчет производится для 40-часо­вой рабочей недели)2, ч;

ВО – отпуск одного сотрудника за год из расчета 28 календарных или 20 рабочих дней, ч (обычно это 160 часов: 20 рабочих дней x 8 часов);

ДО – дополнительное время отсутствия работника из-за временной нетрудоспособности либо дополнительные дни отдыха и т. п.3, ч.

Сноска 1
Большая часть потерь связана с использованием рабочего времени в личных целях (отправка электронной почты, поиск личной информации в Интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры), отсутствием на рабочем месте по причине опозданий, ранних уходов с работы, организационным обслуживанием рабочего места, в том числе наведением порядка и настройкой компьютера. Кроме того, потери включают в себя время, когда сотрудник находится на рабочем месте (или поблизости), но ничего не делает и даже не пытается имитировать деятельность.

Сноска 2
В 2011 году годовой фонд рабочего времени равен 1981 часу.

Сноска 3
Дополнительное время можно определить, подсчитав время отсутствия бухгалтеров по данным прошлого периода. Как правило, ежегодно работник дополнительно отсутствует около 10–15 рабочих дней.

Материалы для скачивания:

• Смета затрат на организацию рабочего места и ежемесячное содержание дополнительного сотрудника бухгалтерии.doc 40 КБ
• Расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии.xls 23 КБ

Для распределения численности работников по функциям управления применительно к каждой функции управления устанавливается перечень относящихся к ней структурных подразделений и должностей. Этим перечнем рекомендуется руководствоваться при отнесении служащих к структурным подразделениям.
Распределение нагрузки на работников осуществляется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения. Количество заместителей главного бухгалтера, начальника управления определяется с учетом норм управляемости (не менее 7 человек в подчинении).
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Бухгалтерский учет и отчетность» определяются:
Нчб = 0,0014 ? Дб ? Р .
Где Дб- бухгалтерский учетно-отчетный документооборот;
Р- списочная численность работников в организации в среднем за год, чел.
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год в интервале от 11 000 – 17 000 и бухгалтерский учетно-отчетный документооборот при такой численности 210 000 шт., то нормативная численность работников бухгалтерии составляет 130 человек.
Нормативы численности работников бухгалтерии по разделу функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» определяются:
Нчз = 0,0043 ? Р
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год составляет 14 200 человек, то норматив численности работников по функции «Учет расчетов с работниками по заработной плате и другим платежам» составляет 22,8 человека.
Нормативами охвачена деятельность по следующим видам учета:
начисление в установленном порядке всех видов заработной платы, пособий, премии и других выплат;
начисление резерва премии по итогам года;
расчет оплаты отпусков;
расчет доплат;
расчет оплаты листков нетрудоспособности;
учет удержания налогов из заработной платы;
удержания по профсоюзным взносам, квартплате, коммунальным платежам, перечислениям в Сбербанк, погашению ссуд;
удержания по исполнительным листам;
выплата депонированной заработной платы;
ведение учета с расчетно-кассовым центром;
начисления по персонифицированному учету;
оформление пенсий;
формирование бухгалтерской и статистической отчетности;
оформление и выдача различного рода справок о заработной плате, других выплатах и удержания из них;
другие виды учета.
Нормативы численности работников бухгалтерии по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» определяются:
Нчф=0,00135?Дф (0,929)? Р (0,003).
Пример. Если списочная численность работников в организации в среднем за год находится в интервале от 11 000 до 17 000 человек и финансовый учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 27 000 шт., то нормативы численности работников по функции «Финансовое обеспечение деятельности организации» составляет 18,1 человека.
Величина поправочных коэффициентов устанавливается нанимателем в соответствии со степенью влияния указанных факторов на нормативы численности работников и отражается в Коллективном договоре организации.
Нормативы численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб
Учет основных средств и нематериальных активов включает:
поступление основных средств и нематериальных активов, зачисление их на баланс;
начисление амортизации, учет амортизационного фонда;
перемещение основных средств, модернизация и реконструкция;
списание основных средств, продажа нематериальных активов;
учет содержания драгоценных металлов; сдача в аренду и аренда основных средств и нематериальных активов;
износ основных средств и нематериальных активов выбывших (ликвидированных) объектов;
учет расходов на НИОКР и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 9 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет основных средств и нематериальных активов» составляет 5 человек.
Нормативы численности работников по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» определяется по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб.
Виды учета разделяются:
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по заказам и по калькуляционным нормам;
расход сырья и материалов на производство и оказание услуг по элементам затрат в результате группировки по корреспондирующим счетам;
расход заработной платы на производство продукции и оказание услуг;
распределение расходов на содержание и эксплуатацию оборудования;
учет потерь от брака;
учет незавершенного производства;
калькуляция себестоимости аналитических объектов и т.п.
Пример. Если установленный бухгалтерский учетно-отчетный документооборот за месяц насчитывает 30 000 шт., то норматив численности по разделу «Учет затрат на производство продукции и оказание услуг» составляет 21.9 чел.
Нормативы численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,003 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету:
отгрузка товаров и готовой продукции;
реализация отгруженных товаров и продукции;
продажа в розницу;
оказание услуг;
учет остатков нереализованной продукции на складах и у покупателей;
таможенные расходы;
себестоимость реализованных товаров и продукции;
учет продаж;
расчет прибыли;
учет прибыли (убытков);
учет движения фондов экономического стимулирования, спецфондов, целевого финансирован и целевых поступлений;
учет курсовых разниц валют;
начисление штрафных санкций и т.п.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 12 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет реализации товаров, готовой продукции и финансовых результатов» составляет 10,3 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,00124 ? Дб .
Виды учета разделяются на учет по:
движению денежных средств на банковских счетах;
операциям на валютном счете, купля-продажа иностранной валюты;
расчетам с контрагентами по видам договоров;
инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;
расчетам в условных единицах, акт сверки расчетов;
денежным средствам в кассе, расчетам с подотчетными лицами;
учету внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов;
банковским ссудам, кредиты, заем;
расчетам с государственным бюджетом;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 15 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет денежных, расчетных и кредитных операций» составляет 10,1 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,007 ? Дб .
Виды учета представляют:
движение материальных ценностей и оборудования в разрезе мест хранения и объектов монтажа;
аналитический учет незавершенного строительства;
обработка документов, в том числе первичных документов, выписок банка, заполнение журналов-ордеров №№ 1-16;
составление бухгалтерской отчетности по капитальному строительству;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 4 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет капитальных вложений и основных фондов» составляет 3,24 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0022 ?Дб.
Виды учета характеризуют работу по учету показателей:
нормируемые расходы;
доходы от реализации имущества, работ, услуг, прав;
расходы, связанные с реализацией имущества, работ, услуг, прав;
внереализационные доходы, внереализационные расходы;
расходы на оплату труда;
начисление всех видов налогов;
расчет налога на прибыль;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 000 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет налоговых расчетов и платежей» составляет 4,95 человека.
Нормативы численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» рассчитывается по формуле:
Нр = 0,0016 ? Дб .
Виды учета:
журнал-ордер и ведомость по каждому счету;
журнал-ордер счетов по субконто;
синтетический учет по счетам;
отчеты по проводкам;
сводные проводки (шахматка);
оборотно-сальдовая ведомость по счетам (Главная книга);
составление баланса;
другие виды учета.
Пример. Если установленный документооборот за месяц составляет 7 500 шт., то норматив численности работников по разделу «Учет сводно-балансовых операций» составляет 6,09 человека.
Итоговая штатная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью в организации, определяется путем суммирования скорректированных нормативов численности по всем функциям. По итогам наших примеров штатная численность составит 92 человека без учета главного бухгалтера и его заместителей.

Один, два, три...
или О подсчете численности работников бухгалтерии

Бухгалтер&Закон 15.02.2010 – 21.02.2010, № 07 (38)

Конечно же, любой опытный главбух сможет, как говорят, для себя лично определить, сколько человек должно работать в бухгалтерии. Во всяком случае, сделать это можно после изучения деятельности предприятия, ее специфики, степени автоматизации учетных процессов и других вопросов.

Однако, как обосновать правильность полученных умственных заключений перед руководителем предприятия? Ведь именно он принимает решение о трудоустройстве и размерах денежного вознаграждения для каждого работника.

По мнению «Б&З» ,без упрямых фактов и конкретных цифр в данном случае просто не обойтись!

Итак, при подсчете численности бухгалтеров можно воспользоваться действующими (специальными) нормативами или разработать свои собственные.

Считаем, что пользоваться первым из указанных способов определения нормативов целесообразно предприятиям с наименьшими учетными особенностями. Если же деятельность предприятия достаточно специфическая, то для получения более точного результата имеет смысл воспользоваться вторым способом, а именно, разработать нормативы самостоятельно.

Действующие (специальные) нормативы

В действующем законодательстве существует специальный документ, посвященный подсчету численности работников бухгалтерского учета – Нормативы № 269.

Правда этот документ не зарегистрирован в Минюсте, а значит, он не имеет силы нормативно-правового акта и не обязателен к применению большинством предприятий. Иными словами, положения Нормативов № 269 в рассматриваемом случае имеют чисто рекомендательный характер.

Документ этот достаточно объемный, поэтому кратко остановимся лишь на самых важных, по нашему мнению, моментах.

Нормативы № 269 содержат нормы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету (раздел 1) и нормативы численности бухгалтеров предприятий (раздел 2).

В нормах времени приведены виды выполняемых работ, которые связаны с выполнением требований положений (стандартов) по бухгалтерскому учету и Плана счетов.

При этом в нормах учтено время на подготовительно-завершительные работы, обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды.

Нормы определяются с учетом определенных факторов, путем применения поправочных коэффициентов (например, коэффициенты, учитывающие качество обрабатываемой документации, необходимость поверки документа, удельный вес работ, выполняемых при помощи электронно-вычислительной техники).

Нормативы № 269 содержат нормы времени на осуществление конкретных учетных операций, а именно учет:

Поступления, амортизации и выбытия основных средств и нематериальных активов;

Поступления и выбытия запасов;

Расходов на производство;

Готовой продукции;

Расчетов по оплате труда;

Денежных средств, расчетов и др.

Кроме того, в рассматриваемом документе содержатся нормы времени на составление форм финансовой отчетности предприятия.

Так, например, на оформление приобретения одного объекта основных средств (составления соответствующего акта) Нормативами № 269 отведено 9 минут; запасов (оформление карточки учета) – 12 минут; а на начисление заработной платы одному сотруднику (без учета времени на расчет начислений и удержаний налогов и страховых взносов) отведено 9 минут.

А вот составление, например, баланса предприятия (формы № 1) поставлено в прямую зависимость от общей численности работников предприятия. Если на предприятии числится 50 человек, то на составление этой формы должно уйти не более 2,5 часа, а если более 10 тыс. человек – не более 30 часов.

Нормативы численности представляют собой объемную таблицу, которая, собственно говоря, и содержит нормы численности бухгалтеров в зависимости от общей численности работающих на предприятии человек и количества самостоятельных структурных подразделений такого предприятия.

Вот упрощенный вариант (фрагмент) этой таблицы.

Таблица. Нормативная численность бухгалтеров, чел.

Общая численность работников, тыс. чел.

Количество самостоятельных структурных подразделений, ед.

Обращаем внимание на то, что в Нормативах № 269 не учтена работа по ведению налогового учета и составлению налоговой отчетности, а также отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др. А это, как известно, очень даже внушительный объем работы. Само собой разумеется, что для ее выполнения потребуется дополнительная рабочая сила.

Специальные (собственные) нормативы

Как уже было сказано выше, если деятельность предприятия достаточно специфична, а значит, и работа, выполняемая бухгалтерией, имеет существенные особенности, то целесообразно разработать свои собственные нормативы.

Разработка таких нормативов может состоять из двух этапов.

Составление подробного списка работ, выполняемых каждым работником бухгалтерии.

За основу этого списка может быть взят перечень работ (учетных операций), перечисленных в Нормативах № 269.

При этом, также как и при определении численности по указанным Нормативам, в списке необходимо дополнительно учесть работы, связанные с ведением налогового учета и отчетности, составлением отчетности в Пенсионный фонд, фонды социального страхования, органы статистики и др.

Обращаем внимание, что львиную долю при ведении налогового учета и составления указанных видов отчетности, занимает работа по изучению действующего законодательства и, собственно, сама сдача отчетных форм (представление отчетности соответствующим органам).

Определение времени, которое затрачивается на выполнения каждого наименования работ.

На данном этапе определяется, сколько времени (в минутах, часах) необходимо бухгалтеру для выполнения каждого вида работ (операций) из составленного на первом этапе списка. Далее эти показатели умножаются на количество соответствующих операций, осуществляемых в соответствующем периоде. Исходя из полученного результата (времени) определяется количество работников бухгалтерии.

При определении времени, затрачиваемого на осуществление бухгалтерских работ, рекомендуем учитывать факторы (показатели), влияющие на их трудоемкость:

1. Сложность и запутанность действующего законодательства. Значительную часть рабочего времени бухгалтера занимает изучение действующих законов и подзаконных актов. Не секрет, что многие из них достаточно тяжелы для восприятия и понимания, а некоторые нормы даже противоречат друг другу. В действующие нормативно-правовые акты постоянно вносятся изменения или издаются новые документы. Чтобы разобраться во всем этом, бухгалтер должен приложить значительные умственные усилия и потратить немало времени.

2. Виды деятельности, осуществляемые предприятием. Чем больше видов деятельности, тем сложнее учет и на его ведение требуется больше времени. Ведь каждый из них регулируется разными нормативно-правовыми актами (отдельными нормами), а значит, имеет свои учетные особенности. Бухгалтеру предприятия, ведущего только один вид деятельности, работать значительно легче.

3. Количество сотрудников предприятия. Этот показатель влияет прежде всего на трудоемкость работы бухгалтера, на которого возложены обязанности по начислению заработной платы (осуществлению начислений и удержаний из нее обязательных платежей). Само собой разумеется, что чем больше работников, тем больше работы у такого бухгалтера.

4. Уровень автоматизации учета на предприятии. Уже давно ни для кого не является секретом то, что компьютерная техника и соответствующее программное обеспечение являются хорошими помощниками бухгалтера. Если они есть – то работать гораздо легче и быстрее, если нет, то работа может превратиться в настоящую пытку.

5. Другие факторы (количество: контрагентов и подразделений предприятия; объектов учета и др.). Чем больше их количество, тем большая нагрузка ложится на бухгалтерию.

И еще...

Выше были перечислены виды бухгалтерских работ (операций). Однако зачастую на работников бухгалтерии возлагаются обязанности, прямо не связанные с бухгалтерским и налоговым учетом (отчетностью).

Ярким примером обязанностей, не свойственных бухгалтерии, может являться ведение кадрового учета на предприятии, оформление государственной регистрации (ликвидации, реорганизации) предприятия, получение различного рода разрешений на ведение предпринимательской деятельности.

Само собой, если бухгалтеру приходится выполнять такие работы, то они также должны быть учтены при определении нормативов: как первым, так и вторым способом.

Правовой глоссарий:

1. Нормативы № 269 – Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда Украины от 26.09.2003 г. № 269.

Вопрос повышения эффективности работы различных служб так или иначе встает в любой компании, и службу бухгалтерии в один прекрасный момент тоже затрагивает. Расскажем, как определить оптимальное количество персонала в этом отделе и понять, будет ли бухгалтерский аутсорсинг полезен вашей компании.

Расчет оптимальной численности и загрузки сотрудников бухгалтерии становится необходим главному бухгалтеру для аргументации предлагаемых изменений в отделе, при защите бюджета и просто в дискуссии с генеральным директором, уверенным, что пара бухгалтеров сможет отлично справиться с работой, которую сейчас делают пятеро.

Как понять, соответствует ли число бухгалтеров текущим потребностям компании?

Например, если бухгалтерия только предоставляет информацию о дебиторской задолженности в другие подразделения – это одно, а если выступает чем-то вроде коллекторского агентства, выбивая документы или деньги из инертных контрагентов, – совсем другое.

Важна и специфика формирования выручки компании. Если прибыль выросла с 300 тысяч до трех миллионов в день и при этом количество выставляемых счетов не изменилось, потребности в увеличении штата нет. А если число счетов увеличилось пропорционально росту выручки, штат имеет смысл расширять.

2. Поняв объем задач, распределите их между позициями в отделе.

Есть пять основных позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционист - это сотрудник, вносящий первичные документы в бухгалтерскую программу.

Младший бухгалтер отвечает за несложные участки работы и/или помогает старшему бухгалтеру.

Старший бухгалтер (ведущий бухгалтер) – опытный сотрудник, отвечающий за самые сложные участки.

Заместитель главного бухгалтера - методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках, или помощник главбуха.

3. Рассчитайте приблизительный объем времени, затрачиваемый на выполнение каждой задачи ответственным за нее работником.

Составьте перечень работ, которые производят бухгалтеры, и посчитайте временные затраты на выполнение каждой из них. Время на обработку «первички», например, рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Расчет времени на звонки контрагентам можно вести по таблице учета рабочего времени. Можно также попросить/обязать сотрудников в течение месяца документировать «статьи расхода» своего рабочего времени. Такая практика называется timesheet и может быть введена как в формате электронной системы, так и в виде обычных бумажных таблиц, в которых работники сами заполняют графы. Только не забудьте объяснить, что информация собирается не для наказания нерадивых, а для исключения переработок и более оптимального распределения нагрузки. Выполяйте свои обещания.

В листе времени учтите такие позиции, как обучение на курсах и семинарах, а также различные непредвиденные дела (чем выше должность, тем больше времени на них тратится).

4. Посмотрите, сколько времени должны тратить сотрудники бухгалтерии на выполнение каждой своей задачи в идеале (по нормативам, с учетом уровня автоматизации и специфики вашей компании). Сравните «идеальный» и реальный расход времени для выполнения каждой задачи. Так вы получите представление о том, кто из сотрудников перегружен, а у кого должны быть резервы времени. Это нужно для понимания, как более эффективно перераспределить нагрузку и организовать работу, а также сколько человек на какой позиции оптимально будут выполнять текущие задачи.

Как оптимизировать издержки на ведение бухгалтерии?

Многие компании предают базовые рутинные бухгалтерские функции на аутсорсинг. Считается, что это снижает издержки и позволяет наиболее оптимально укомплектовать отдел. Как понять, нужен ли вашей компании аутсорсинг бухгалтерии , даст ли он такой эффект или окажется экономически неэффективным вложением?

Чтобы оценить целесообразность аутсорсинга бухгалтерии , нужно посчитать стоимость реализации функции своими силами и силами провайдера. Рассмотрим алгоритм расчетов на примере функции расчета заработной платы, которую чаще всего передают на сторону.

Для общего представления о стоимости реализации функции своими силами и аутсорсинга бухгалтерии мы посчитали и сравнили стоимость владения функцией РЗП в том и другом случае для четырех организаций с различной спецификой учета и числом сотрудников: IT-компании, представительства, сети магазинов и промышленного предприятия.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы in-house

Показатель	IT-компания	Представительство	Сеть магазинов	Промышленное предприятие
Количество сотрудников
Должность сотрудника, отвественного за расчет зарплаты	Главный бухгалтер	Бухгалтер	Расчетчик	Расчетчик
Оклад специалиста, тыс. руб/мес.
Полная стоимость содержания специалиста, тыс. руб./год*
Уровень сложности учета, балл /число сотрудников на одного расчетчика
Число сотрудников, вовлеченных в расчет зарплаты (один расчетчик на 500 человек)
Рабочее время, затрачиваемое специалистом на выполнение функции РЗП, %
Стоимость владения функцией РЗП, тыс. руб./год

* Полная стоимость содержания специалистов рассчитана приблизительно, по общим оценкам и учитывает все HR-издержки: ФОТ, отчисления в фонды, повышение квалификации, замещение в период отпусков и больничных, премиальные, соцпакет и расходы на организацию рабочего места.

** Приблизительные показатели, выведенные из числа сотрудников и основного функционала специалистов.

*** Стоимость владения функцией рассчитывалась как стоимость рабочего времени специалиста, затрачиваемого им на выполнение данной функции.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы на аутсорсинге

Показатель	IT-компания	Представительство	Сеть магазинов	Промышленное предприятие
Количество сотрудников
Уровень сложности учета, балл*
Стоимость пакета типовых услуг РЗП, тыс. руб/мес.**
Средняя стоимость на одного человека, руб/мес.
Стоимость владения, тыс. руб/год			1800-1900	5160-5280

* Здесь оценка уровня сложности учета по трехбальной шкале, где «единица» – минимальная сложность, «тройка» – максимальная, обращает внимание на то, что при высокой трудоемкости выполнения расчета провайдер будет применять поправочные повышающие коэффициенты к базовым тарифам. Поэтому указанная в графе «Стоимость владения», сумма будет тяготеть к верхнему пороговому значению.

** При расчете стоимости пакета типовых услуг использовались усредненные тарифные ставки.

Ставка тарифа, руб/чел.	Применение ставки
Базовая, 12 000 - 20 000	с 1 по 20 сотрудника
	от 501 до 1000
	от 1000 до 2500

По итогам расчетов можно сказать, что аутсорсинг бухгалтерии наиболее эффективен для небольших компаний, где эту рутинную работу выполняет наиболее дорогостоящий специалист - главный бухгалтер. Для организаций со штатом 50-150 работников, в которых зарплату считает один из бухгалтеров, аутсорсинг бухгалтерии обойдется примерно в такую же сумму, что и выполнение функции своими силами. Прямая экономия здесь возможна за счет оптимизации численности бухгалтерии после перераспределения оставшихся обязанностей.

Среднего размера компании, где есть отдельные расчетчики, при аутсорсинге бухгалтерии экономят на стоимости содержания штатных сотрудников. Мы не случайно ввели для компаний с выделенными расчетчиками такой показатель, как загрузка одного сотрудника, отражающий эффективность использования рабочего времени. Сегодня с учетом средств автоматизации расчетчик может считать зарплату в среднем для 500 работников, и это - оптимальная загрузка. Если в компании работают 700 человек, требуется два расчетчика, каждый из которых будет считать зарплату для 350 сотрудников. В таком случае загрузка каждого специалиста составит всего 70%. Вывод: если компании нужно «полтора» бухгалтера, аутсорсинг бухгалтерии позволит платить только за проделанную работу.

Для крупных предприятий аутсорсинг, на первый взгляд, невыгоден, поскольку выходит дороже. Однако если каждый специалист недозагружен, общая недозагрузка ежегодно обходится компании в солидную сумму. Для борьбы с такими неэффективными расходами можно либо наращивать производительность труда посредством дополнительной автоматизации и/или выстраивания более четких и прозрачных принципов взаимодействия между подразделениями, либо передавать функцию на аутсорсинг, заодно повышая качество ведения расчета зарплат. Провайдер не только обладает нужными компетенциями и заинтересован в оптимизации процессов (это основной источник формирования его прибыли), но и несет материальную ответственность за свои ошибки в расчетах.

Статьи этого раздела

После выхода закона о запрете аутстаффинга часто возникает вопрос, не является ли, например, аутстаффингом работа сотрудников аутсорсинг-провайдера на территории заказчика, и как это прописать в договоре. Ситуация осложняется тем, что оба термина никак не закреплены…

Журнал «Финансовый директор» опросил менеджеров компаний с численностью персонала до 500 человек и выяснил потребности среднего бизнеса в аутсорсиге. По результатам исследования 40% таких компаний используют бухгалтерский аутсорсинг, 36% пользуются услугами провайдеров для подбора, найма, развития и оценки персонала. Еще 17% передают стороннему поставщику расчет заработной платы и 16% - ведение кадрового делопроизводства.

Внедрение аутсорсинга бухгалтерского учета в компании вызывает сложности во многом из-за отсутствия понимания, какие шаги и в какой последовательности необходимо для этого предпринять. Исходя из собственного опыта и специализации на таких проектах, попробуем дать подсказку в виде общей схемы действий, которые нужно произвести при переводе на аутсорсинг бухгалтерской функции.

Аусторсинг расчета зарплаты не первый год является одной из главных тем корпоративного фольклора. Хотя все больше компаний успешно его используют, недоверия и опасений на этот счет куда больше, чем оно того заслуживает. Мы провели исследование…

Аутсорсинг кадрового делопроизводства - это привлечение профессионального провайдера, который специализируется в области кадрового учета и обладает соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами, для выполнения всех функций кадрового администрирования. Аутсорсинг кадрового делопроизводства рекомендуется в том случае, когда выполнение кадровых функций не целесообразно осуществлять силами сотрудников компании. Мы выделяем 7 основных причин передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

Понятие «аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета» уже перестало быть модным и загадочным термином для российских компаний, в настоящее время оно прочно вошло в отечественную практику финансового менеджмента. Финансовым директорам уже не нужно…

Расчет заплаты, а также налогов и обязательных отчислений является одной из наиболее сложных процедур бухгалтерского и налогового учета для многих российских и международных компаний. Качество и своевременность производимых расчетов, вместе с обеспечением сохранности и конфиденциальности…